Spennandi verkefni héraðsskjalasafna framundan Svanhildur Bogadóttir skrifar 12. nóvember 2022 18:00 Í dag, laugardaginn 12. nóvember, er árlegur norrænn skjaladagur þar sem opinber skjalasöfn á Norðurlöndum kynna starfsemi sína, þjónustu og safnkost. Þema dagsins hjá héraðsskjalasöfnum er hreinlæti en söfnin varðveita mikið af skjölum sem tengjast því þema í víðri merkingu. Söfnin taka þátt í deginum með einum eða öðrum þætti. Borgarskjalasafn Reykjavíkur tekur þátt í deginum með því að birta áhugaverð innlegg á Facebook síðu sinni sem tengjast þemanu. Skjöl eru varðveitt af margvíslegum ástæðum og má þar nefna lagalegum, fjármálalegum, sögulegum eða vegna þess að skjölin varðveita persónulegar upplýsingar sem einstaklingar hefðu áhuga á að kynna sér. Skjalasöfnin varðveita þannig mikið af skjölum sem fjalla um ákvarðanir stjórnvalda og aðdraganda þeirra, allt frá minni til stærri mála. Mörg þessara mála tengjast lífi fólks með einum eða öðrum hætti. Má þar til dæmis nefna skipulag á hverfum, gatnagerð og húsbyggingar. Flest skjöl um ákvarðanir stjórnvalda eru öllum opin. Fólk á til dæmis kost á að skoða skjöl um hús sín; ítarlegar lýsingar á eldri húsum; hverjir bjuggu í þeim í gegnum tíðina og jafnvel hvenær rafmagn var leitt í húsin. Margar heimildir á söfnunum tengjast ákveðnum einstaklingum sérstaklega og getur aðgangur þá einskorðast við viðkomandi einstakling. Má þar til dæmis nefna einkunnir úr skólum, skattaframtöl og skjöl frá barnaverndarnefnd. Varðveisla á slíkum skjölum getur skipt einstaklingana sem um er fjallað miklu máli. Fjöldi einstaklinga hefur til dæmis leitað til Borgarskjalasafns á undanförnum mánuðum í leit að skjölum um dvöl á vöggustofum. Flest héraðsskjalasöfnin varðveita einnig skjöl frá einkaaðilum á sínu safnasvæði. Þannig varðveitir Borgarskjalasafnið skjöl frá einstaklingum, félögum og fyrirtækjum í Reykjavík. Þessi skjöl veita góða innsýn í mannlíf í Reykjavík fyrr á tímum og gefa okkur fjölbreyttari mynd en eingöngu opinberu skjölin. Borgarskjalasafn Reykjavíkur er eitt af tuttugu héraðsskjalasöfnum landsins en þau fengu aukið hlutverk með nýjum lögum um opinber skjalasöfn nr. 77/2014. Borgarskjalasafn starfar samkvæmt lögum um opinber skjalasöfn og er sjálfstætt opinbert skjalasafn sem lýtur faglegu eftirliti Þjóðskjalasafns Íslands. Safnið fer með yfirstjórn skjalamála hjá Reykjavíkurborg og hefur eftirlit með skjalavörslu og skjalastjórn eftirlitsskyldra aðila. Borgarskjalasafn sinnir eftirlitinu með reglulegum könnunum á ástandi skjalavörslu, gerir frumkvæðisathuganir og heimsækir afhendingarskylda aðila. Brýnasta verkefni héraðsskjalasafna framundan tengist stafrænni vegferð safnanna, bæði miðlun og ekki síður að tryggja varðveislu stafrænna skjala og gagna sveitarfélaganna og að þau verði aðgengileg í framtíðinni. Borgarskjalasafn hóf stafræna vegferð sína árið 2020 með móttöku tilkynninga um kerfi og kortlagningu kerfa borgarinnar. Hluti af því er að veita afhendingarskyldum aðilum ráðgjöf og eiga gott samstarf við þá til að tryggja að tryggja langtímavarðveislu þeirra rafrænu skjala sem ákveðið hefur verið að varðveita. Safnið gerði samning við Netværket Elektronisk Arkivering (NEA) í Danmörku, um ráðgjöf og þjónustu varðandi langtímavarðveislu rafrænna gagna. Borgarskjalasafn hefur tekið á móti á fimmta tug tilkynninga og er fyrsta stafræna afhendingin væntanleg til safnsins. Á næsta ári eru síðan fleiri afhendingar væntanlegar. Önnur héraðsskjalasöfn hafa einnig hafið stafræna vegferð sína eða undirbúa hana. Mikill vilji er fyrir samstarfi héraðsskjalasafna við að framfylgja lögum og reglum er varða varðveislu opinberra skjala á rafrænu formi, með áherslu á að þau skjöl verði varðveitt og gerð aðgengileg á viðeigandi héraðsskjalasafni í samræmi við gildandi lög um opinber skjalasöfn. Til stendur að söfnin verði með sameiginlega verkferla og verklag við viðtöku og meðhöndlun opinberra skjala á rafrænu formi. Jafnhliða þessu eru héraðsskjalasöfnin með öfluga stafræna miðlun safnkosts á vefjum sínum, þannig að stafrænar endurgerðir á vegum héraðsskjalasafnanna sem aðgengilegar eru almenningi hlaupa á milljónum. Bæði almenningur og hagsmunaaðilar hafa lýst yfir ánægju með aðgengileika skjala á vef. Við hvetjum fólk til að kynna sér safnkost héraðsskjalasafna og líta inn á vefsíður og Facebook síður safnanna og kynnast betur starfi þeirra. Höfundur er borgarskjalavörður. Viltu birta grein á Vísi? Sendu okkur póst. Senda grein Söfn Reykjavík Mest lesið Réttindagæsla fatlaðs fólks á valdi þekkingarleysis Jón Þorsteinn Sigurðsson Skoðun Gerviverkalýðsfélagið Efling Aðalgeir Ásvaldsson Skoðun Skiptir stærðin máli? Litháenskir sérfræðingar á Íslandi: Eining og samstarf Inga Minelgaite Skoðun Þar lágu Danir í því: Stórveldi eiga hagsmuni, ekki vini? Hilmar Þór Hilmarsson Skoðun Áhugamönnum um hagræðingu fjölgar Diljá Mist Einarsdóttir Skoðun Þú mátt nauðga ef einhver karl á internetinu leyfir þér það Guðný S. Bjarnadóttir Skoðun Gagnlegar símarettur Davíð Már Sigurðsson Skoðun Geðveiki krónuhagkerfisins: Tók 35 milljón króna lán, búinn að greiða til baka 91 milljón, skuldar samt enn 64 milljónir! Ole Anton Bieltvedt Skoðun Pólitíkin þá og nú Ingibjörg Kristín Ingólfsdóttir Skoðun Vegna greinar Snorra Mássonar Guðmundur Andri Thorsson Skoðun Skoðun Skoðun Þú mátt nauðga ef einhver karl á internetinu leyfir þér það Guðný S. Bjarnadóttir skrifar Skoðun Pólitíkin þá og nú Ingibjörg Kristín Ingólfsdóttir skrifar Skoðun Þar lágu Danir í því: Stórveldi eiga hagsmuni, ekki vini? Hilmar Þór Hilmarsson skrifar Skoðun Gagnlegar símarettur Davíð Már Sigurðsson skrifar Skoðun Réttindagæsla fatlaðs fólks á valdi þekkingarleysis Jón Þorsteinn Sigurðsson skrifar Skoðun Gerviverkalýðsfélagið Efling Aðalgeir Ásvaldsson skrifar Skoðun Áhugamönnum um hagræðingu fjölgar Diljá Mist Einarsdóttir skrifar Skoðun Skiptir stærðin máli? Litháenskir sérfræðingar á Íslandi: Eining og samstarf Inga Minelgaite skrifar Skoðun Sorg barna - fyrstu viðbrögð barna við missi Matthildur Bjarnadóttir skrifar Skoðun Með styrka hönd á stýri í eigin lífi Árni Sigurðsson skrifar Skoðun Hjólað inní framtíðinna Búi Bjarmar Aðalsteinsson skrifar Skoðun Framsækin ríkisstjórn í umhverfis- og auðlindamálum: Nýi stjórnarsáttmálinn. Stefán Jón Hafstein skrifar Skoðun Hugvíkkandi meðferðir eru fortíð okkar, nútíð og framtíð Sara María Júlíudóttir skrifar Skoðun Komdu út að „Vetrar-leika“ í Austurheiðum Reykjavíkur Sara Björg Sigurðardóttir skrifar Skoðun Upprætum óttann við óttann Sóley Dröfn Davíðsdóttir skrifar Skoðun Hér er kona, um konu… Vilborg Gunnarsdóttir skrifar Skoðun Vegna greinar Snorra Mássonar Guðmundur Andri Thorsson skrifar Skoðun Ertu á krossgötum? Þuríður Santos Stefánsdóttir skrifar Skoðun Vísvita villandi fréttaflutningur Morgunblaðsins? Sigurjón Þórðarson skrifar Skoðun Hafa fyrrum æskunnar eftirlætisbörn og nú ellinnar olnbogabörn fengið nóg? Gunnar Ármannsson skrifar Skoðun Máttur kaffibollans Ásta Kristín Sigurjónsdóttir skrifar Skoðun Kennarar segja: „Nóg komið!“ – Verkfall fyrir virðingu og verðskulduð réttindi Jónas Sen skrifar Skoðun Hefjum aðildarviðræður við Bandaríkin Einar Jóhannes Guðnason skrifar Skoðun Eru tengsl milli Úkraínustríðsins og breyttrar stöðu Grænlands? Hilmar Þór Hilmarsson skrifar Skoðun Árið 1975 er að banka Rakel Linda Kristjánsdóttir skrifar Skoðun Viljum við að erlendir milljarðamæringar setji einhliða leikreglurnar í almannarýminu okkar? Elfa Ýr Gylfadóttir skrifar Skoðun Val Vigdísar Skúli Ólafsson skrifar Skoðun Friður á jörðu Þröstur Friðfinnsson skrifar Skoðun Af hverju eru kennarar að fara í verkfall? Anton Már Gylfason skrifar Skoðun Opið bréf til Íslandspósts ohf. Gróa Jóhannsdóttir skrifar Sjá meira
Í dag, laugardaginn 12. nóvember, er árlegur norrænn skjaladagur þar sem opinber skjalasöfn á Norðurlöndum kynna starfsemi sína, þjónustu og safnkost. Þema dagsins hjá héraðsskjalasöfnum er hreinlæti en söfnin varðveita mikið af skjölum sem tengjast því þema í víðri merkingu. Söfnin taka þátt í deginum með einum eða öðrum þætti. Borgarskjalasafn Reykjavíkur tekur þátt í deginum með því að birta áhugaverð innlegg á Facebook síðu sinni sem tengjast þemanu. Skjöl eru varðveitt af margvíslegum ástæðum og má þar nefna lagalegum, fjármálalegum, sögulegum eða vegna þess að skjölin varðveita persónulegar upplýsingar sem einstaklingar hefðu áhuga á að kynna sér. Skjalasöfnin varðveita þannig mikið af skjölum sem fjalla um ákvarðanir stjórnvalda og aðdraganda þeirra, allt frá minni til stærri mála. Mörg þessara mála tengjast lífi fólks með einum eða öðrum hætti. Má þar til dæmis nefna skipulag á hverfum, gatnagerð og húsbyggingar. Flest skjöl um ákvarðanir stjórnvalda eru öllum opin. Fólk á til dæmis kost á að skoða skjöl um hús sín; ítarlegar lýsingar á eldri húsum; hverjir bjuggu í þeim í gegnum tíðina og jafnvel hvenær rafmagn var leitt í húsin. Margar heimildir á söfnunum tengjast ákveðnum einstaklingum sérstaklega og getur aðgangur þá einskorðast við viðkomandi einstakling. Má þar til dæmis nefna einkunnir úr skólum, skattaframtöl og skjöl frá barnaverndarnefnd. Varðveisla á slíkum skjölum getur skipt einstaklingana sem um er fjallað miklu máli. Fjöldi einstaklinga hefur til dæmis leitað til Borgarskjalasafns á undanförnum mánuðum í leit að skjölum um dvöl á vöggustofum. Flest héraðsskjalasöfnin varðveita einnig skjöl frá einkaaðilum á sínu safnasvæði. Þannig varðveitir Borgarskjalasafnið skjöl frá einstaklingum, félögum og fyrirtækjum í Reykjavík. Þessi skjöl veita góða innsýn í mannlíf í Reykjavík fyrr á tímum og gefa okkur fjölbreyttari mynd en eingöngu opinberu skjölin. Borgarskjalasafn Reykjavíkur er eitt af tuttugu héraðsskjalasöfnum landsins en þau fengu aukið hlutverk með nýjum lögum um opinber skjalasöfn nr. 77/2014. Borgarskjalasafn starfar samkvæmt lögum um opinber skjalasöfn og er sjálfstætt opinbert skjalasafn sem lýtur faglegu eftirliti Þjóðskjalasafns Íslands. Safnið fer með yfirstjórn skjalamála hjá Reykjavíkurborg og hefur eftirlit með skjalavörslu og skjalastjórn eftirlitsskyldra aðila. Borgarskjalasafn sinnir eftirlitinu með reglulegum könnunum á ástandi skjalavörslu, gerir frumkvæðisathuganir og heimsækir afhendingarskylda aðila. Brýnasta verkefni héraðsskjalasafna framundan tengist stafrænni vegferð safnanna, bæði miðlun og ekki síður að tryggja varðveislu stafrænna skjala og gagna sveitarfélaganna og að þau verði aðgengileg í framtíðinni. Borgarskjalasafn hóf stafræna vegferð sína árið 2020 með móttöku tilkynninga um kerfi og kortlagningu kerfa borgarinnar. Hluti af því er að veita afhendingarskyldum aðilum ráðgjöf og eiga gott samstarf við þá til að tryggja að tryggja langtímavarðveislu þeirra rafrænu skjala sem ákveðið hefur verið að varðveita. Safnið gerði samning við Netværket Elektronisk Arkivering (NEA) í Danmörku, um ráðgjöf og þjónustu varðandi langtímavarðveislu rafrænna gagna. Borgarskjalasafn hefur tekið á móti á fimmta tug tilkynninga og er fyrsta stafræna afhendingin væntanleg til safnsins. Á næsta ári eru síðan fleiri afhendingar væntanlegar. Önnur héraðsskjalasöfn hafa einnig hafið stafræna vegferð sína eða undirbúa hana. Mikill vilji er fyrir samstarfi héraðsskjalasafna við að framfylgja lögum og reglum er varða varðveislu opinberra skjala á rafrænu formi, með áherslu á að þau skjöl verði varðveitt og gerð aðgengileg á viðeigandi héraðsskjalasafni í samræmi við gildandi lög um opinber skjalasöfn. Til stendur að söfnin verði með sameiginlega verkferla og verklag við viðtöku og meðhöndlun opinberra skjala á rafrænu formi. Jafnhliða þessu eru héraðsskjalasöfnin með öfluga stafræna miðlun safnkosts á vefjum sínum, þannig að stafrænar endurgerðir á vegum héraðsskjalasafnanna sem aðgengilegar eru almenningi hlaupa á milljónum. Bæði almenningur og hagsmunaaðilar hafa lýst yfir ánægju með aðgengileika skjala á vef. Við hvetjum fólk til að kynna sér safnkost héraðsskjalasafna og líta inn á vefsíður og Facebook síður safnanna og kynnast betur starfi þeirra. Höfundur er borgarskjalavörður.
Skiptir stærðin máli? Litháenskir sérfræðingar á Íslandi: Eining og samstarf Inga Minelgaite Skoðun
Geðveiki krónuhagkerfisins: Tók 35 milljón króna lán, búinn að greiða til baka 91 milljón, skuldar samt enn 64 milljónir! Ole Anton Bieltvedt Skoðun
Skoðun Skiptir stærðin máli? Litháenskir sérfræðingar á Íslandi: Eining og samstarf Inga Minelgaite skrifar
Skoðun Framsækin ríkisstjórn í umhverfis- og auðlindamálum: Nýi stjórnarsáttmálinn. Stefán Jón Hafstein skrifar
Skoðun Hafa fyrrum æskunnar eftirlætisbörn og nú ellinnar olnbogabörn fengið nóg? Gunnar Ármannsson skrifar
Skoðun Kennarar segja: „Nóg komið!“ – Verkfall fyrir virðingu og verðskulduð réttindi Jónas Sen skrifar
Skoðun Eru tengsl milli Úkraínustríðsins og breyttrar stöðu Grænlands? Hilmar Þór Hilmarsson skrifar
Skoðun Viljum við að erlendir milljarðamæringar setji einhliða leikreglurnar í almannarýminu okkar? Elfa Ýr Gylfadóttir skrifar
Skiptir stærðin máli? Litháenskir sérfræðingar á Íslandi: Eining og samstarf Inga Minelgaite Skoðun
Geðveiki krónuhagkerfisins: Tók 35 milljón króna lán, búinn að greiða til baka 91 milljón, skuldar samt enn 64 milljónir! Ole Anton Bieltvedt Skoðun