Hvað viltu að samskiptin á vinnustaðnum kosti? Carmen Maja Valencia skrifar 7. apríl 2025 11:30 Flestir vinnustaðir eru með skýra fjárhagslega mælikvarða til að tryggja hagkvæmni og árangur. Þessir mælikvarðar taka oft til launa- og rekstrarkostnaðar, svo sem rafmagns- og húsleigukostnaðar, en einnig til útgjalda tengdum þjálfun, ráðningum og framleiðnimælingum. Þó að áþreifanlegur kostnaður sé almennt vandlega skráður er oft litið framhjá þeim hljóða en háa kostnaði sem fylgir samskiptaörðugleikum á vinnustað. Á mörgum vinnustöðum er tilhneiging til að gera ráð fyrir að samskipti gangi áreynslulaust fyrir sig. Við tölum saman, sendum tölvupósta, höldum fundi og vinnum saman daglega. Samskipti tengja teymi og samstarfsfólk, stuðla að samræmdum vinnubrögðum og samvinnu. Við veltum samskiptum ekki fyrir okkur fyrr en upp kemur vandi. Algengt er að vandinn birtist fyrst í töfum á skilafresti eða mistökum í upplýsingagjöf sem seinna getur svo leitt til ágreinings eða átaka milli starfsfólks. Samskiptaörðugleikar eru ekki bara óþægilegir heldur geta þeir haft alvarlegar afleiðingar í för með sér, til dæmis fyrir framleiðni og starfsanda en einnig fyrir orðspor fyrirtækja. Óheppileg samskipti eru þannig þögull þjófur auðlinda í gegnum fjárhagslegan og félagslegan kostnað. Félagslegur og fjárhagslegur kostnaður samskiptaörðugleika Rannsóknir sýna okkur að vinnustaðir tapa háum upphæðum árlega vegna vanda sem rekja má til samskipta. Slæm samskipti geta til dæmis dregið úr framleiðni þar sem starfsfólk þarf að eyða auknum tíma í að skýra fyrirmæli, leiðrétta misskilning og bíða eftir upplýsingum sem ættu að vera tiltækar. Mistök verða algengari, sem eykur kostnað vegna lagfæringa. Þegar samskiptavandi er til staðar getur það haft í för með sér aukna tíðni fjarvista, sem leiðir af sér aukinn kostnað. Samskiptavandi sem ekki er unnið með, getur orðið til þess að fólk ákveður að yfirgefa vinnustaðinn. Með aukinni starfsmannaveltu eykst kostnaður vegna þjálfunar nýs starfsmanns og getur sá kostnaður numið frá 50% til 250% af heildarlaunum. Kostnaður sem tengist sálfélagslegum þáttum er því oft mikill en ekki alltaf sýnilegur fyrr en vandi hefur verið viðvarandi yfir langan tíma. Ef aðgengi að upplýsingum er ekki til staðar getur það aukið streitu og kvíða starfsfólks. Starfsandinn er líklegur til að versna þegar skortur er á skýrum samskiptum og starfsfólk upplifir sig óöruggt og vanmetið sem leiðir til minni þátttöku í starfi. Óheppileg eða slæm samskipti ýta undir gremju og skapa átök milli samstarfsfólks en einnig milli starfsfólks og stjórnenda. Skortur á gagnsæi getur dregið úr trausti starfsfólks til stjórnenda, sem getur á endanum grafað undan jákvæðri vinnustaðamenningu. Hvað getum við gert til að stuðla að betri samskiptum? Þegar við vitum að slæm samskipti hafa aukinn kostnað í för með sér fyrir vinnustaðinn er mikilvægt að við spyrjum okkur að því hvort sé hagkvæmara að fjárfesta í undirstöðunum með verklagi og þjálfun eða að taka á vandanum þegar hann kemur upp. Í samskiptum þurfa að vera sameiginlegar leikreglur. Verklag þarf að vera skýrt og aðgengilegt þegar vandamál koma upp þannig starfsfólk og stjórnendur viti hvernig þau skuli bregðast við. Með réttri þjálfun styrkjum við stjórnendur í hlutverki sínu og aukum líkur á réttum og árangursríkum viðbrögðum. Þegar verklag er óljóst og stjórnendur verða óöruggir með viðeigandi skref eru algeng viðbrögð að forðast, fresta og vonast til þess að vandinn leysist á sjálfum sér. Samhliða þessu er mikilvægt að starfsfólk fái reglulega fræðslu um verklag og rétt viðbrögð þar sem skýrt er hvert það getur leitað ef það upplifir óæskileg samskipti á vinnustaðnum. Hér ætti að leggja áherslu á ábyrgð starfsfólks í að viðhalda jákvæðri vinnumenningu. Þó að vinnustaðir fylgist nákvæmlega með rekstrarkostnaði getur verið áhætta í að missa sjónar af þeim alvarlegu afleiðingum sem óæskileg samskipti geta haft í för með sér. Með því að rýna í þann dulda kostnað og grípa til fyrirbyggjandi aðgerða geta vinnustaðir aukið framleiðni, bætt starfsanda og verndað hagnað sinn. Að fjárfesta í betri samskiptum er ekki bara verkefni í mjúkum færniþáttum,það er skynsamleg viðskiptaleg ákvörðun sem skilar árangri í öllum þáttum rekstursins. Höfundur er klínískur sálfræðingur og sérfræðingur í vinnuvernd hjá Auðnast. Viltu birta grein á Vísi? Sendu okkur póst. Senda grein Vinnustaðurinn Mest lesið Kyn og vægi líkamans Gunnar Snorri Árnason Skoðun Bakslag í skoðanafrelsi? Kári Allansson Skoðun Skólinn er ekki verksmiðja Kristinn Jón Ólafsson,Halldóra Mogensen Skoðun Að útrýma menningu og þjóð Dagrún Ósk Jónsdóttir,Esther Ösp Valdimarsdóttir,Snædís Sunna Thorlacius Skoðun 60.000 auðir fermetrar Dagur B. Eggertsson Skoðun Sveitarstjórn Grímsnes- og Grafningshrepps reynir að skrá fólk út úr samfélaginu Guðrún M. Njálsdóttir,Ragna Ívarsdóttir,Þröstur Sverrisson Skoðun Hvar er pabbi? Og aðrir stríðsglæpir Ísraels Þórhildur Sunna Ævarsdóttir Skoðun 76 dagar sem koma aldrei aftur Einar Guðnason Skoðun Umfjöllun Kastljóss Þorgrímur Sigmundsson Skoðun Kristinn átrúnaður á tímum þjóðarmorðs Bjarni Karlsson Skoðun Skoðun Skoðun Sveitarstjórn Grímsnes- og Grafningshrepps reynir að skrá fólk út úr samfélaginu Guðrún M. Njálsdóttir,Ragna Ívarsdóttir,Þröstur Sverrisson skrifar Skoðun Akademískt frelsi og grátur í draumum Viðar Hreinsson skrifar Skoðun Skóli án aðgreiningar - tékklisti fyrir stjórnvöld til að gera betur Unnur Helga Óttarsdóttir,Anna Lára Steindal skrifar Skoðun Fjöldi kynja – treystir þú þér í samtalið með velferð barna að leiðarljósi? Böðvar Ingi Guðbjartsson skrifar Skoðun Ókeypis minnisblað fyrir Alþingi: Jafnrétti er ekki skoðun- en umræðan er það Sigríður Ásta Hauksdóttir skrifar Skoðun Segðu skilið við sektarkenndina Finnur Th. Eiríksson skrifar Skoðun Að útrýma menningu og þjóð Dagrún Ósk Jónsdóttir,Esther Ösp Valdimarsdóttir,Snædís Sunna Thorlacius skrifar Skoðun Lög um vinnu og virknimiðstöðvar Atli Már Haraldsson skrifar Skoðun Áfram Breiðholt og Kjalarnes! Skúli Helgason skrifar Skoðun Austurland situr eftir þrátt fyrir fjórðung vöruútflutningstekna Berglind Harpa Svavarsdóttir skrifar Skoðun Vesturlönd mega ekki leyfa Pútín að skrifa leikreglurnar Daði Freyr Ólafsson skrifar Skoðun Umfjöllun Kastljóss Þorgrímur Sigmundsson skrifar Skoðun Gulur september María Heimisdóttir skrifar Skoðun Kyn og vægi líkamans Gunnar Snorri Árnason skrifar Skoðun Sakborningur hjá saksóknara Páll Steingrímsson skrifar Skoðun Reiði á tímum allsnægta Jökull Gíslason skrifar Skoðun 60.000 auðir fermetrar Dagur B. Eggertsson skrifar Skoðun Kristinn átrúnaður á tímum þjóðarmorðs Bjarni Karlsson skrifar Skoðun Tölur segja ekki alla söguna Bryngeir Valdimarsson skrifar Skoðun Skólinn er ekki verksmiðja Kristinn Jón Ólafsson,Halldóra Mogensen skrifar Skoðun Enn úr sömu sveitinni Trausti Hjálmarsson skrifar Skoðun Palestínsk börn eiga betra skilið Anna Lúðvíksdóttir,Tótla I. Sæmundsdóttir skrifar Skoðun Stjórn Eflingar lýsir yfir samstöðu með palestínsku þjóðinni og fordæmir þjóðarmorð á Gaza Hópur stjórnarmanna í Eflingu skrifar Skoðun Þjóð gegn þjóðarmorði – stéttarfélög hvetja til þátttöku Hópur formanna stéttarfélaga skrifar Skoðun Umferðaröryggi barna í Kópavogi Eydís Inga Valsdóttir skrifar Skoðun Öll dýrin í skóginum eiga að vera vinir Árni Sigurðsson skrifar Skoðun Hvar er pabbi? Og aðrir stríðsglæpir Ísraels Þórhildur Sunna Ævarsdóttir skrifar Skoðun Meira að segja Evrópusambandið Hjörtur J. Guðmundsson skrifar Skoðun 76 dagar sem koma aldrei aftur Einar Guðnason skrifar Skoðun Er popúlismi kenning um siðferði? Einar Gísli Gunnarsson skrifar Sjá meira
Flestir vinnustaðir eru með skýra fjárhagslega mælikvarða til að tryggja hagkvæmni og árangur. Þessir mælikvarðar taka oft til launa- og rekstrarkostnaðar, svo sem rafmagns- og húsleigukostnaðar, en einnig til útgjalda tengdum þjálfun, ráðningum og framleiðnimælingum. Þó að áþreifanlegur kostnaður sé almennt vandlega skráður er oft litið framhjá þeim hljóða en háa kostnaði sem fylgir samskiptaörðugleikum á vinnustað. Á mörgum vinnustöðum er tilhneiging til að gera ráð fyrir að samskipti gangi áreynslulaust fyrir sig. Við tölum saman, sendum tölvupósta, höldum fundi og vinnum saman daglega. Samskipti tengja teymi og samstarfsfólk, stuðla að samræmdum vinnubrögðum og samvinnu. Við veltum samskiptum ekki fyrir okkur fyrr en upp kemur vandi. Algengt er að vandinn birtist fyrst í töfum á skilafresti eða mistökum í upplýsingagjöf sem seinna getur svo leitt til ágreinings eða átaka milli starfsfólks. Samskiptaörðugleikar eru ekki bara óþægilegir heldur geta þeir haft alvarlegar afleiðingar í för með sér, til dæmis fyrir framleiðni og starfsanda en einnig fyrir orðspor fyrirtækja. Óheppileg samskipti eru þannig þögull þjófur auðlinda í gegnum fjárhagslegan og félagslegan kostnað. Félagslegur og fjárhagslegur kostnaður samskiptaörðugleika Rannsóknir sýna okkur að vinnustaðir tapa háum upphæðum árlega vegna vanda sem rekja má til samskipta. Slæm samskipti geta til dæmis dregið úr framleiðni þar sem starfsfólk þarf að eyða auknum tíma í að skýra fyrirmæli, leiðrétta misskilning og bíða eftir upplýsingum sem ættu að vera tiltækar. Mistök verða algengari, sem eykur kostnað vegna lagfæringa. Þegar samskiptavandi er til staðar getur það haft í för með sér aukna tíðni fjarvista, sem leiðir af sér aukinn kostnað. Samskiptavandi sem ekki er unnið með, getur orðið til þess að fólk ákveður að yfirgefa vinnustaðinn. Með aukinni starfsmannaveltu eykst kostnaður vegna þjálfunar nýs starfsmanns og getur sá kostnaður numið frá 50% til 250% af heildarlaunum. Kostnaður sem tengist sálfélagslegum þáttum er því oft mikill en ekki alltaf sýnilegur fyrr en vandi hefur verið viðvarandi yfir langan tíma. Ef aðgengi að upplýsingum er ekki til staðar getur það aukið streitu og kvíða starfsfólks. Starfsandinn er líklegur til að versna þegar skortur er á skýrum samskiptum og starfsfólk upplifir sig óöruggt og vanmetið sem leiðir til minni þátttöku í starfi. Óheppileg eða slæm samskipti ýta undir gremju og skapa átök milli samstarfsfólks en einnig milli starfsfólks og stjórnenda. Skortur á gagnsæi getur dregið úr trausti starfsfólks til stjórnenda, sem getur á endanum grafað undan jákvæðri vinnustaðamenningu. Hvað getum við gert til að stuðla að betri samskiptum? Þegar við vitum að slæm samskipti hafa aukinn kostnað í för með sér fyrir vinnustaðinn er mikilvægt að við spyrjum okkur að því hvort sé hagkvæmara að fjárfesta í undirstöðunum með verklagi og þjálfun eða að taka á vandanum þegar hann kemur upp. Í samskiptum þurfa að vera sameiginlegar leikreglur. Verklag þarf að vera skýrt og aðgengilegt þegar vandamál koma upp þannig starfsfólk og stjórnendur viti hvernig þau skuli bregðast við. Með réttri þjálfun styrkjum við stjórnendur í hlutverki sínu og aukum líkur á réttum og árangursríkum viðbrögðum. Þegar verklag er óljóst og stjórnendur verða óöruggir með viðeigandi skref eru algeng viðbrögð að forðast, fresta og vonast til þess að vandinn leysist á sjálfum sér. Samhliða þessu er mikilvægt að starfsfólk fái reglulega fræðslu um verklag og rétt viðbrögð þar sem skýrt er hvert það getur leitað ef það upplifir óæskileg samskipti á vinnustaðnum. Hér ætti að leggja áherslu á ábyrgð starfsfólks í að viðhalda jákvæðri vinnumenningu. Þó að vinnustaðir fylgist nákvæmlega með rekstrarkostnaði getur verið áhætta í að missa sjónar af þeim alvarlegu afleiðingum sem óæskileg samskipti geta haft í för með sér. Með því að rýna í þann dulda kostnað og grípa til fyrirbyggjandi aðgerða geta vinnustaðir aukið framleiðni, bætt starfsanda og verndað hagnað sinn. Að fjárfesta í betri samskiptum er ekki bara verkefni í mjúkum færniþáttum,það er skynsamleg viðskiptaleg ákvörðun sem skilar árangri í öllum þáttum rekstursins. Höfundur er klínískur sálfræðingur og sérfræðingur í vinnuvernd hjá Auðnast.
Að útrýma menningu og þjóð Dagrún Ósk Jónsdóttir,Esther Ösp Valdimarsdóttir,Snædís Sunna Thorlacius Skoðun
Sveitarstjórn Grímsnes- og Grafningshrepps reynir að skrá fólk út úr samfélaginu Guðrún M. Njálsdóttir,Ragna Ívarsdóttir,Þröstur Sverrisson Skoðun
Skoðun Sveitarstjórn Grímsnes- og Grafningshrepps reynir að skrá fólk út úr samfélaginu Guðrún M. Njálsdóttir,Ragna Ívarsdóttir,Þröstur Sverrisson skrifar
Skoðun Skóli án aðgreiningar - tékklisti fyrir stjórnvöld til að gera betur Unnur Helga Óttarsdóttir,Anna Lára Steindal skrifar
Skoðun Fjöldi kynja – treystir þú þér í samtalið með velferð barna að leiðarljósi? Böðvar Ingi Guðbjartsson skrifar
Skoðun Ókeypis minnisblað fyrir Alþingi: Jafnrétti er ekki skoðun- en umræðan er það Sigríður Ásta Hauksdóttir skrifar
Skoðun Að útrýma menningu og þjóð Dagrún Ósk Jónsdóttir,Esther Ösp Valdimarsdóttir,Snædís Sunna Thorlacius skrifar
Skoðun Austurland situr eftir þrátt fyrir fjórðung vöruútflutningstekna Berglind Harpa Svavarsdóttir skrifar
Skoðun Stjórn Eflingar lýsir yfir samstöðu með palestínsku þjóðinni og fordæmir þjóðarmorð á Gaza Hópur stjórnarmanna í Eflingu skrifar
Skoðun Þjóð gegn þjóðarmorði – stéttarfélög hvetja til þátttöku Hópur formanna stéttarfélaga skrifar
Að útrýma menningu og þjóð Dagrún Ósk Jónsdóttir,Esther Ösp Valdimarsdóttir,Snædís Sunna Thorlacius Skoðun
Sveitarstjórn Grímsnes- og Grafningshrepps reynir að skrá fólk út úr samfélaginu Guðrún M. Njálsdóttir,Ragna Ívarsdóttir,Þröstur Sverrisson Skoðun