Staf­ræn bylting sýslu­manna

Sýslumannsembættin hafa á síðustu árum náð markverðum árangri í stafrænni umbreytingu og eru nú meðal fremstu stofnana í rafrænni opinberri þjónustu. Flest þjónustuferli hafa verið færð í stafrænan farveg, sem gerir landsmönnum kleift að nálgast þjónustuna án þess að mæta á staðinn. Ár hvert þjónusta sýslumenn tæplega 60% landsmanna. Það er fullt tilefni til að vekja athygli á þeirri þróun sem hefur átt sér stað í starfsemi sýslumanna.

Meiri framleiðni, samvinna og samstarf

Stafræn vegferð sýslumanna hefur einkennst af samvinnu og samstarfi milli níu sjálfstæðra sýslumannsembætta þar sem starfsmönnum var veitt tækifæri til að taka þátt í og leiða stafræna umbreytingu, í stað þess að stöðugildum væri fjölgað með ráðningum utanaðkomandi sérfræðinga. Þannig var stafræn umbreyting drifin af núverandi mannauði þar sem starfsmenn tóku að sér hlutverk vörustjóra fyrir mismunandi málaflokka. Starfsmenn fengu því bæði rödd og hlutverk í breytingaferlinu. Öflugt Sýslumannaráð stýrði vegferðinni, einfaldaði boðleiðir og forgangsraðaði verkefnum. Vörustjórar sýslumanna þróuðu ný þjónustuferli með áherslu á þarfir viðskiptavina, í góðu samstarfi við Stafrænt Ísland. Sýslumenn hafa tengst stofnunum og fyrirtækjum til að tryggja öruggt, sjálfvirkt og áreiðanlegt flæði upplýsinga í stað þess að senda viðskiptavini á milli staða í sömu erindagjörðum.

Umbótamenning

Í umbreytingarferlinu og á undirbúningstíma þess hafa sýslumenn ráðist í útboð á tölvurekstri og hugbúnaðarþróun og hafa, fyrstir stofnana, fært upplýsingavef sinn á Ísland.is, innleitt stafrænar lausnir og sjálfvirka ferla og fært allar umsóknir, beiðnir o.fl. í stafrænt eða rafrænt form. Þrátt fyrir aukinn málafjölda, fleiri verkefni og fjölgun íbúa um rúmlega 30.000 frá því stafræn innleiðing hófst hefur stöðugildum ekki fjölgað. Reynslan hefur sýnt að þeir sem þegar starfa að verkefnunum finna oft bestu lausnirnar, enda búa þeir að góðri þekkingu á sínu sviði. Með því að virkja starfsmenn til þátttöku í breytingaferlum eykst ekki aðeins skilvirkni í málaflokkum heldur einnig áhugi hinna sömu á að þróa og bæta eigin vinnuferla. Umbótahugsun verður áberandi þáttur í vinnustaðamenningunni.

Aukin hagræðing og hraðari innleiðing nýrra verkefna hefur skilað sér í meiri ánægju með þjónustu sýslumanna, auknu trausti til embættanna og vaxandi ánægju meðal starfsmanna.

Nokkur dæmi

Hér verða nefnd helstu atriði sem staðfesta árangur af umbótum sýslumanna:

·180.000 mál hafa verið stofnuð með stafrænum hætti.

Beiðnir sem undirritaðar eru rafrænt ásamt nauðsynlegum fylgigögnum stofnast sjálfkrafa í málaskrárkerfum sýslumanna. Þetta skapar umtalsvert vinnuhagræði þar sem gera má ráð fyrir að skráning máls ein og sér taki starfsmann sýslumanns a.m.k. þrjár til fimm mínútur.

·110 nýjar sjálfsafgreiðsluleiðir

Stafrænar umsóknir og beiðnir, stafrænir samningar, spjallmenni, netspjall, stafrænt pósthólf, gagnagátt sýslumanna, sjálfvirkar birtingar á listum yfir starfsréttindi og leyfi á vef, upplýsingar um skírteini og réttindi á Mínum síðum og í Ísland.is-appi, stafræn stæðiskort, forskráningar vegna umsókna um vegabréf, nafnskírteini o.fl.

·40.600 rafrænar undirritanir

Að hverju máli sem stofnað er hjá sýslumanni koma að jafnaði einn til fjórir aðilar. Stafrænar lausnir gera ráð fyrir undirskriftum allra hlutaðeigandi. Hér hafa rúmlega 40 þúsund manns sparað sér óþarfa ferðalög með tilheyrandi tímasparnaði, svo ekki sé minnst á jákvæð áhrif á umhverfið.

·167.000 bréf send í stafrænt pósthólf

Samkvæmt verðskrá Íslandspósts er burðargjald á almennum bréfpósti 0 - 50 g kr. 290. Að teknum mismuni vegna sendingarkostnaðar í stafrænt pósthólf má halda því fram að embættin hafi sparað tæplega 50 m.kr. í póstburðargjöld.

·17 tengingar við stofnanir og fyrirtæki

Vefþjónustutengingar hafa verið þróaðar sem stuðla að aukinni sjálfvirkni í öflun gagna bæði fyrir viðskiptavini og starfsmenn við vinnslu mála. Unnið er að fjölgun slíkra tenginga, því viðskiptavinir eiga ekki að þurfa að fara á milli stofnana til að afla gagna fyrir sýslumenn.

·120 sjálfvirkir ferlar

Yfir 90% dánarbúsmála stofnast nú rafrænt, 94% leyfamála, 56% fjölskyldumála, 53% skírteina og 80% vottorða. Nauðsynlegar upplýsingar berast inn í mál með sjálfvirkum hætti, s.s. skattframtöl, upplýsingar um fasteignir, fjölskylduskráningar o.s.frv.

·250 stafrænar lausnir innleiddar

Sýslumenn nota tæknistakk Stafræns Íslands og laga kerfi sín að þeim lausnum. Að auki hefur þurft að sérsníða lausnir út frá þörfum verkefna og kröfum laga, t.d. vegna rafrænna undirritana allra málsaðila, rafrænna þinglýsinga, fjöldapóstsendinga o.fl.

·Rafrænt kaupferli fasteigna

Nú er unnt að þinglýsa algengustu skjölum vegna fasteignakaupa með rafrænum hætti. Í upphafi verkefnisins um rafrænar þinglýsingar var lagt mat á þjóðhagslegan ávinning þeirra. Talið var, að þegar handvirkt vinnuframlag sýslumanna, lánveitenda og fasteignasala væri metið, væri áætlaður ávinningur af notkun rafrænna þinglýsinga á bilinu 1,2–1,7 milljarðar króna á ári. Við það bætist ávinningur af því að ekki þarf að ferðast með pappírsskjöl á milli aðila og hraði í viðskiptum eykst. Rafrænar þinglýsingar verða þó aldrei alsjálfvirkar, einkum vegna þess hve flókið regluverk gildir um mismunandi tegundir fasteigna.

·90% viðskiptavina ánægðir

Ánægja með þjónustu sýslumanna hefur aukist með hverju ári og eru viðskiptavinir sérstaklega ánægðir með stafrænar þjónustur sýslumanna.

·91% traust

Traust landsmanna til sýslumanna hefur vaxið með hverju ári og hefur hlutfall þeirra sem bera mikið traust til sýslumanna hækkað um fimm prósentustig milli áranna 2022 og 2024. Það er ekki sjálfgefið að viðhalda slíku trausti á tímabili mikilla umbreytinga í þjónustu.

Enn er verk að vinna. Sýslumenn halda ótrauðir áfram vinnu að stöðugum umbótum; bættri þjónustu, skilvirkari rekstri og síðast en ekki síst aukinni starfsánægju. Ánægt starfsfólk veitir nefnilega betri þjónustu.

Höfundur er sýslumaður á Suðurlandi, settur sýslumaður í Vestmannaeyjum og formaður Sýslumannaráðs.