Bylting á skjalasöfnum Svanhildur Bogadóttir skrifar 9. júní 2021 14:31 Í dag halda skjalasöfn um allan heim upp á Alþjóðlega skjaladaginn. Þetta árið er þema hans „Empowering Archives“ eða Eflum skjalasöfnin, sem á vel við í dag þar sem skjalasöfnin eru ekki áberandi í umræðunni. Stundum vilja skjalasöfn og mikilvægi þeirra gleymast, en fyrir marga er það þannig, að þeir vita ekki af skjalasöfnum fyrr en á þeim þarf að halda. Skjöl eru varðveitt af margvíslegum ástæðum; lagalegum, fjárhagslegum, sögulegum eða vegna þess að skjölin varðveita persónulegar upplýsingar sem varða réttindamál einstaklinga. Skjalasöfnin varðveita mikið af skjölum sem fjalla um ákvarðanir stjórnvalda og aðdraganda þeirra, allt frá minni til stærri mála. Mörg þessara mála tengjast lífi fólks með einum eða öðrum hætti og varða réttindi þeirra. Meirihluti skjala um ákvarðanir stjórnvalda eru öllum opin. Margar heimildir á söfnum tengjast tilteknum einstaklingum sérstaklega og getur þá aðgangur að þeim takmarkast við viðkomandi einstakling. Má þar til dæmis nefna einkunnir úr skólum, skattframtöl og skjöl frá barnaverndarnefnd. Opinber skjalasöfn á Íslandi eru Þjóðskjalasafn Íslands og tuttugu héraðsskjalasöfn en Borgarskjalasafn Reykjavíkur er eitt þeirra. Skjalasöfnin standa nú frammi fyrir gríðarlegum áskorunum við að tryggja að stafrænar upplýsingar varðveitist til framtíðar. Til þess þurfa þau mannafla og aðföng. Nær öll stjórnsýsla er nú á stafrænu formi og það hefur miklar breytingar í för með sér. Stafræn stjórnsýsla er komin til að vera og skiptir miklu máli fyrir samfélagið í heild sinni. Stafræn skjöl varðveitast hins vegar ekki af sjálfu sér, heldur þarf að undirbúa varðveislu þeirra með mun skipulagðri hætti en pappírsskjöl. Gagnasöfn, hvort sem um er að ræða skjalavistunarkerfi eða hina ýmsu gagnagrunna, þurfa að styðja við stafræna varðveislu til framtíðar. Gríðarlega mikilvægt er að stjórnvöld vinni ítarlega stefnumörkun með opinberum skjalasöfnum um varðveislu stafrænna gagna til að tryggja tilvist þeirra og aðgengi um ókomna framtíð. Langtímavarðveisla stafrænna gagna og hvernig eigi að veita aðgang að þeim er órjúfanlegur hluti af stafrænni vegferð hins opinbera. Auka þarf vægi skjalasafna í þeim leiðum sem valdar eru til að fullnýta hagnýtingu upplýsingatækninnar. Í stafrænni vegferð er horft til straumlínulagaðri, einfaldari og skilvirkari reksturs en sem fyrr, þá munu mikill hluti þeirra gagna sem verða til enda í langtímavarðveislu á opinberum skjalasöfnum. Ef ekkert er að gert, tapast upplýsingar og það hefur örugglega þegar gerst. Upplýsingasvarthol er ekki eitthvað í vísindaskáldsögum eða í framtíðinni heldur blákaldur veruleiki í stafrænum heimi. Þjóðskjalasafn Íslands leiðir vegferðina á Íslandi og hefur tekið upp dönsku aðferðafræðina svokölluðu við langtímavarðveislu stafrænna gagna. Með stoð í lögum um opinber skjalasöfn hefur Þjóðskjalasafn sett reglur um hvernig ný kerfi skuli tilkynnt áður en þau eru tekin í notkun og um eðli sérstakra vörsluútgáfa sem skal skila opinberumskjalasöfnum. Einnig þarf að tilkynna kerfi sem þegar eru í notkun og taka ákvörðun hvort eigi að varðveita gögnin úr þeim og hvort mögulegt sé að gera það í vörsluútgáfu eða hvort þurfi að prenta þau út. Óheimilt er að eyða opinberum skjölum án skriflegrar heimildar þjóðskjalavarðar og skv. sérstökum reglum safnsins. Borgarskjalasafn Reykjavíkur er stærsta héraðsskjalasafn Íslands en það tekur við skjölum frá öllu borgarkerfinu og frá öllum fyrirtækjum í meirihlutaeigu borgarinnar. Borgarskjalasafn hefur þegar hafið stafræna vegferð sína með móttöku tilkynninga um rafræn gagnasöfn borgarinnar. Þá hefur safnið gert samning við NEA (neaweb.dk) um að sinna ákveðnum verkþáttum við móttöku rafrænna vörsluútgáfna. Í framtíðinni þarf safnið fleiri starfsmenn og frekari aðföng til þess að geta haldið í við stafrænu umbreytinguna sem er í mikilli sókn hjá Reykjavíkurborg. Það verður að tryggja varðveislu upplýsinga úr kerfum um leið og þau eru tekin í notkun því þegar þau eru orðin úrelt þá getur það verið of seint. Borgarskjalasafn hefur síðastliðið ár unnið að því að kortleggja bæði eldri kerfi borgarinnar sem og núverandi kerfi. Í ágúst 2020 var formlega byrjað að taka við tilkynningum um kerfi sbr. Reglur Þjóðskjalasafns Íslands (nr. 877/2020) um tilkynningu, samþykkt og skil á rafrænum gagnasöfnum afhendingarskyldra aðila. Nú þegar hefur verið tekið á móti 35 tilkynningum og afgreiddar hafa verið 10 tilkynningar. Von er á fyrstu stafrænu vörsluútgáfunni til varðveislu á Borgarskjalasafni haustið 2021 skv. reglum Þjóðskjalasafns Íslands (nr. 100/2014) um afhendingu á vörsluútgáfum gagna úr rafrænum gagnakerfum afhendingarskyldra aðila. Opinber skjalasöfn á Íslandi búa við nýjan veruleika með þróun stafrænnar stjórnsýslu og eru mikilvægur hluti af henni. Gæta þarf þess að þau fylgi þróuninni með nauðsynlegu fjármagni og aðföngum. Með því er tryggt að stafræn gögn varðveitist í framtíðinni og séu aðgengileg komandi kynslóðum. Höfundur er borgarskjalavörður. Viltu birta grein á Vísi? Sendu okkur póst. Senda grein Söfn Mest lesið Dauði vefsíðunnar eins og við þekkjum hana Kristján Már Hauksson Skoðun Að búa til steind getur haft skelfilegar afleiðingar! Elínrós Erlingsdóttir Skoðun Húsnæði fyrir fólk, ekki fjárfesta Gísli Rafn Ólafsson Skoðun Hvar eru sálfræðingarnir? Pétur Maack Þorsteinsson Skoðun Loftslag eða lífskjör: bæði betra Björn Brynjúlfur Björnsson Skoðun Það á ekki að vera dekur að geta sótt sér sálfræðiþjónustu Ólafía Sigurjónsdóttir Skoðun Hvar er grunnskólinn? Kristján Hrafn Guðmundsson Skoðun Íslenska er ekki eina málið Lilja Magnúsdóttir Skoðun Er lýðræðislegt að senda vopn til Úkraínu? Hildur Þórðardóttir Skoðun Um bókun 35, EES samninginn, Evrópusambandið og Bretland Jón Frímann Jónsson Skoðun Skoðun Skoðun Að búa til steind getur haft skelfilegar afleiðingar! Elínrós Erlingsdóttir skrifar Skoðun Hvar eru sálfræðingarnir? Pétur Maack Þorsteinsson skrifar Skoðun Íslenska er ekki eina málið Lilja Magnúsdóttir skrifar Skoðun Hvar er grunnskólinn? Kristján Hrafn Guðmundsson skrifar Skoðun Er lýðræðislegt að senda vopn til Úkraínu? Hildur Þórðardóttir skrifar Skoðun Það á ekki að vera dekur að geta sótt sér sálfræðiþjónustu Ólafía Sigurjónsdóttir skrifar Skoðun Um bókun 35, EES samninginn, Evrópusambandið og Bretland Jón Frímann Jónsson skrifar Skoðun Húsnæði fyrir fólk, ekki fjárfesta Gísli Rafn Ólafsson skrifar Skoðun Dauði vefsíðunnar eins og við þekkjum hana Kristján Már Hauksson skrifar Skoðun Loftslag eða lífskjör: bæði betra Björn Brynjúlfur Björnsson skrifar Skoðun Virkjum lýðræðið Jódís Skúladóttir skrifar Skoðun Ráðstefna um þjóðarátak í húsnæðismálum Ámundi Loftsson skrifar Skoðun Íslenski skorturinn Björg Eva Erlendsdóttir skrifar Skoðun Ofhugsanir: orsök & afleiðing Sara Pálsdóttir skrifar Skoðun Ísland: Landið sem unga fólkið flykkist til Kristófer Már Maronsson skrifar Skoðun Öldrunarþjónustan – tækifæri og áskoranir Sandra B. Franks skrifar Skoðun ChatGPT um íslenska húsnæðismarkaðinn Yngvi Ómar Sighvatsson skrifar Skoðun Milljónir úr launaumslögum til vopnakaupa Ástþór Magnússon skrifar Skoðun Í orði en ekki á borði - stuðningur Íslands við Úkraínu Erlingur Erlingsson skrifar Skoðun Hvað lærum við af hinum sem er ósammála? Samtal um loftslagsmál Haukur Logi Jóhannsson skrifar Skoðun Fatlað fólk á Íslandi Alma Ýr Ingólfsdóttir skrifar Skoðun Tölum um það sem er í boði fyrir ungt fólk Bjarney Rún Haraldsdóttir,Eva Rós Ólafsdóttir skrifar Skoðun Hver er ábyrgð Icelandair? Sævar Þór Jónsson skrifar Skoðun Gervigreindin og atvinnulífið Þorsteinn Siglaugsson skrifar Skoðun Eiga íbúðir að vera heimili fólks eða fjárfestingarkostur og munaðarvara? - Seinni hluti Magnea Marinósdóttir skrifar Skoðun Það sem við vökvum, það vex: Taktu stjórn á algóritma samfélagsmiðla og huga þínum Steindór Þórarinsson skrifar Skoðun Almenningssamgöngur á höfuðborgarsvæðinu - Samanburður við nágrannalöndin Þórarinn Hjaltason skrifar Skoðun Eins og þú kallar í skóginn….. – við þurfum að þora að ræða viðkvæmu málin Björn Bjarki Þorsteinsson,Unnur Valborg Hilmarsdóttir skrifar Skoðun Hinn stóri pakki ósýnilegrar reynslu Matthildur Björnsdóttir skrifar Skoðun GOGG, GOGG, GOGG og aftur GOGG Guðrún Njálsdóttir skrifar Sjá meira
Í dag halda skjalasöfn um allan heim upp á Alþjóðlega skjaladaginn. Þetta árið er þema hans „Empowering Archives“ eða Eflum skjalasöfnin, sem á vel við í dag þar sem skjalasöfnin eru ekki áberandi í umræðunni. Stundum vilja skjalasöfn og mikilvægi þeirra gleymast, en fyrir marga er það þannig, að þeir vita ekki af skjalasöfnum fyrr en á þeim þarf að halda. Skjöl eru varðveitt af margvíslegum ástæðum; lagalegum, fjárhagslegum, sögulegum eða vegna þess að skjölin varðveita persónulegar upplýsingar sem varða réttindamál einstaklinga. Skjalasöfnin varðveita mikið af skjölum sem fjalla um ákvarðanir stjórnvalda og aðdraganda þeirra, allt frá minni til stærri mála. Mörg þessara mála tengjast lífi fólks með einum eða öðrum hætti og varða réttindi þeirra. Meirihluti skjala um ákvarðanir stjórnvalda eru öllum opin. Margar heimildir á söfnum tengjast tilteknum einstaklingum sérstaklega og getur þá aðgangur að þeim takmarkast við viðkomandi einstakling. Má þar til dæmis nefna einkunnir úr skólum, skattframtöl og skjöl frá barnaverndarnefnd. Opinber skjalasöfn á Íslandi eru Þjóðskjalasafn Íslands og tuttugu héraðsskjalasöfn en Borgarskjalasafn Reykjavíkur er eitt þeirra. Skjalasöfnin standa nú frammi fyrir gríðarlegum áskorunum við að tryggja að stafrænar upplýsingar varðveitist til framtíðar. Til þess þurfa þau mannafla og aðföng. Nær öll stjórnsýsla er nú á stafrænu formi og það hefur miklar breytingar í för með sér. Stafræn stjórnsýsla er komin til að vera og skiptir miklu máli fyrir samfélagið í heild sinni. Stafræn skjöl varðveitast hins vegar ekki af sjálfu sér, heldur þarf að undirbúa varðveislu þeirra með mun skipulagðri hætti en pappírsskjöl. Gagnasöfn, hvort sem um er að ræða skjalavistunarkerfi eða hina ýmsu gagnagrunna, þurfa að styðja við stafræna varðveislu til framtíðar. Gríðarlega mikilvægt er að stjórnvöld vinni ítarlega stefnumörkun með opinberum skjalasöfnum um varðveislu stafrænna gagna til að tryggja tilvist þeirra og aðgengi um ókomna framtíð. Langtímavarðveisla stafrænna gagna og hvernig eigi að veita aðgang að þeim er órjúfanlegur hluti af stafrænni vegferð hins opinbera. Auka þarf vægi skjalasafna í þeim leiðum sem valdar eru til að fullnýta hagnýtingu upplýsingatækninnar. Í stafrænni vegferð er horft til straumlínulagaðri, einfaldari og skilvirkari reksturs en sem fyrr, þá munu mikill hluti þeirra gagna sem verða til enda í langtímavarðveislu á opinberum skjalasöfnum. Ef ekkert er að gert, tapast upplýsingar og það hefur örugglega þegar gerst. Upplýsingasvarthol er ekki eitthvað í vísindaskáldsögum eða í framtíðinni heldur blákaldur veruleiki í stafrænum heimi. Þjóðskjalasafn Íslands leiðir vegferðina á Íslandi og hefur tekið upp dönsku aðferðafræðina svokölluðu við langtímavarðveislu stafrænna gagna. Með stoð í lögum um opinber skjalasöfn hefur Þjóðskjalasafn sett reglur um hvernig ný kerfi skuli tilkynnt áður en þau eru tekin í notkun og um eðli sérstakra vörsluútgáfa sem skal skila opinberumskjalasöfnum. Einnig þarf að tilkynna kerfi sem þegar eru í notkun og taka ákvörðun hvort eigi að varðveita gögnin úr þeim og hvort mögulegt sé að gera það í vörsluútgáfu eða hvort þurfi að prenta þau út. Óheimilt er að eyða opinberum skjölum án skriflegrar heimildar þjóðskjalavarðar og skv. sérstökum reglum safnsins. Borgarskjalasafn Reykjavíkur er stærsta héraðsskjalasafn Íslands en það tekur við skjölum frá öllu borgarkerfinu og frá öllum fyrirtækjum í meirihlutaeigu borgarinnar. Borgarskjalasafn hefur þegar hafið stafræna vegferð sína með móttöku tilkynninga um rafræn gagnasöfn borgarinnar. Þá hefur safnið gert samning við NEA (neaweb.dk) um að sinna ákveðnum verkþáttum við móttöku rafrænna vörsluútgáfna. Í framtíðinni þarf safnið fleiri starfsmenn og frekari aðföng til þess að geta haldið í við stafrænu umbreytinguna sem er í mikilli sókn hjá Reykjavíkurborg. Það verður að tryggja varðveislu upplýsinga úr kerfum um leið og þau eru tekin í notkun því þegar þau eru orðin úrelt þá getur það verið of seint. Borgarskjalasafn hefur síðastliðið ár unnið að því að kortleggja bæði eldri kerfi borgarinnar sem og núverandi kerfi. Í ágúst 2020 var formlega byrjað að taka við tilkynningum um kerfi sbr. Reglur Þjóðskjalasafns Íslands (nr. 877/2020) um tilkynningu, samþykkt og skil á rafrænum gagnasöfnum afhendingarskyldra aðila. Nú þegar hefur verið tekið á móti 35 tilkynningum og afgreiddar hafa verið 10 tilkynningar. Von er á fyrstu stafrænu vörsluútgáfunni til varðveislu á Borgarskjalasafni haustið 2021 skv. reglum Þjóðskjalasafns Íslands (nr. 100/2014) um afhendingu á vörsluútgáfum gagna úr rafrænum gagnakerfum afhendingarskyldra aðila. Opinber skjalasöfn á Íslandi búa við nýjan veruleika með þróun stafrænnar stjórnsýslu og eru mikilvægur hluti af henni. Gæta þarf þess að þau fylgi þróuninni með nauðsynlegu fjármagni og aðföngum. Með því er tryggt að stafræn gögn varðveitist í framtíðinni og séu aðgengileg komandi kynslóðum. Höfundur er borgarskjalavörður.
Skoðun Hvað lærum við af hinum sem er ósammála? Samtal um loftslagsmál Haukur Logi Jóhannsson skrifar
Skoðun Tölum um það sem er í boði fyrir ungt fólk Bjarney Rún Haraldsdóttir,Eva Rós Ólafsdóttir skrifar
Skoðun Eiga íbúðir að vera heimili fólks eða fjárfestingarkostur og munaðarvara? - Seinni hluti Magnea Marinósdóttir skrifar
Skoðun Það sem við vökvum, það vex: Taktu stjórn á algóritma samfélagsmiðla og huga þínum Steindór Þórarinsson skrifar
Skoðun Almenningssamgöngur á höfuðborgarsvæðinu - Samanburður við nágrannalöndin Þórarinn Hjaltason skrifar
Skoðun Eins og þú kallar í skóginn….. – við þurfum að þora að ræða viðkvæmu málin Björn Bjarki Þorsteinsson,Unnur Valborg Hilmarsdóttir skrifar