Við mælum hávaða en mælum við óskýrleikann?

Ragnhildur Bjarkadóttir skrifar 19. október 2026 17:00

Hún settist niður og byrjaði á því að afsaka sig.

„Ég er bara með allt of mikið á minni könnu og það er eflaust mér sjálfri að kenna,“ sagði hún.

Hún lýsti svefnleysi, áhugaleysi og hröðum hjartslætti sem hún kunni enga skýringu á. Föstudagskvöldin fóru í að vinda ofan af vinnuvikunni og á sunnudagskvöldum fann hún fyrir kvíða vegna vikunnar sem var fram undan.

Hún var sannfærð um að lausnin fælist í betri tímastjórnun og meira skipulagi. Hún þyrfti einfaldlega að standa betur með sjálfri sér.

Við hefðum getað rætt svefn, tímastjórnun og öndunaræfingar. Í staðinn spurði ég um vinnuna. Ekki aðeins um vinnuálagið heldur einnig hvernig vinnan væri skipulögð.

Er starfslýsingin þín uppfærð?

Veist þú hvert hlutverk þitt er?

Hvaða umboð fylgir ábyrgðinni sem þú sinnir?

Hver forgangsraðar þegar allt er áríðandi?

Hver tekur ákvörðun þegar þið eruð ósammála?

Hún velti spurningunum fyrir sér og svaraði loks:

„Það er eiginlega aldrei alveg á hreinu.“

Þarna kom í ljós að vandinn lá ekki aðeins í annríki daglegs lífs. Starfsumhverfið hafði líka áhrif.

Þegar ábyrgðin vex en umboðið ekki

Óskýrt starfshlutverk kann að virðast lítið skipulagsatriði, en áhrifin geta orðið víðtæk. Þegar enginn veit hver á tiltekið verkefni er það oft samviskusama og ábyrgðarfulla starfsfólkið sem tekur það að sér.

Þannig bættust smám saman fleiri verkefni við starf konunnar án þess að ábyrgð hennar og umboð væru skýr. Hún bar ábyrgð á niðurstöðunni en hafði ekki alltaf heimild til að forgangsraða, hafna verkefnum eða ákveða hvernig þau skyldu unnin.

Óskýrt starfshlutverk getur einnig haft áhrif á samskipti. Þegar ekki er ljóst hver ber ábyrgð eða hefur umboð til að taka ákvarðanir getur þrýstingur komið í stað skýrra verkferla. Sá sem talar hæst eða fylgir máli sínu fastast eftir fær þá frekar sínu framgengt. Ef slíkt mynstur festist í sessi getur virðing í samskiptum minnkað og beiðnir smám saman breyst í kröfur.

Þegar konan reyndi að setja mörk voru þau ekki alltaf virt. Neitun hennar var stundum túlkuð sem skortur á samvinnuvilja. Vinnustaðurinn hafði ekki skilgreint hvar ábyrgð hennar endaði og því þurfti hún sjálf að verja mörk sem stjórnendur hefðu átt að skýra og styðja.

Þótt hver og einn beri ábyrgð á eigin framkomu þarf vinnustaðurinn einnig að skoða hvaða áhrif skipulag, boðleiðir og skortur á umboði hafa á samskiptin.

Þetta skiptir einnig máli í forvörnum gegn EKKO, sem stendur fyrir einelti, kynferðislega áreitni, kynbundna áreitni og ofbeldi. Óskýr hlutverk og mikið álag jafngilda ekki slíkri hegðun, en geta aukið spennu og skapað aðstæður þar sem samskipti versna.

Forvarnir hefjast því löngu áður en formleg kvörtun berst. Þær hefjast með skýrri ábyrgð, raunhæfum kröfum og stjórnendum sem fylgjast með samskiptum og bregðast snemma við.

Ekki einkamál einstaklingsins

Þessi umræða á sérstakt erindi nú þegar Evrópska vinnuverndarvikan stendur yfir dagana 19. til 24. október. Vikan markar jafnframt upphaf nýrrar herferðar hjá vinnuverndarstofnun Evrópu fyrir árin 2026 til 2028. Yfirskrift hennar er „Saman að bættri geðheilsu á vinnustöðum“ (e. Together for mental health at work).

Í herferðinni er megináhersla lögð á forvarnir. Vinnustaðir þurfa að þekkja sálfélagslega áhættuþætti og bregðast við þeim áður en þeir valda skaða.

Tilefnið er ærið. Nærri 45 prósent starfsfólks innan Evrópusambandsins segjast standa frammi fyrir þáttum í vinnu sem geta ógnað andlegri vellíðan þess. Þá segjast 29 prósent hafa upplifað streitu, kvíða eða þunglyndi sem orsakast af vinnu eða versnar vegna hennar.

Sálfélagslegir áhættuþættir tengjast meðal annars skipulagi, stjórnun og samskiptum á vinnustað. Þeir geta falist í langvarandi vinnuálagi, óskýrum hlutverkum, litlum áhrifum á eigin vinnu, ábyrgð án umboðs eða skorti á stuðningi. Einelti, áreitni og ofbeldi falla einnig þar undir.

Streita er ekki sálfélagslegur áhættuþáttur heldur möguleg afleiðing hans. Til að draga úr skaðlegri streitu þarf því að skoða hvað í starfsumhverfinu veldur álagi og hvaða stuðning starfsfólk hefur til að takast á við kröfurnar.

Ef sá greinarmunur er ekki gerður færist ábyrgðin auðveldlega yfir á einstaklinginn. Ráð um svefn, hreyfingu, tímastjórnun og mörk geta vissulega gagnast. Þau duga þó skammt ef vinnustaðurinn virðir ekki mörkin eða starfsfólk hefur ekki raunverulegt svigrúm til að sinna starfinu með heilbrigðum hætti.

Einstaklingsbundinn stuðningur getur verið hluti af lausninni, en hann kemur ekki í stað breytinga á starfsumhverfinu.

Kröfur og auðlindir þurfa að vera í jafnvægi

Öll störf fela í sér kröfur sem reyna á starfsfólk. Þær geta tengst verkefnunum sjálfum, vinnuhraða, ábyrgð eða samskiptum. Til að mæta þeim þurfa að vera nægar auðlindir í starfsumhverfinu. Skýr hlutverk, stuðningur stjórnenda og áhrif á eigin vinnu veita starfsfólki svigrúm til að takast á við álagið.

Kröfur eru ekki vandamál í sjálfu sér. Hæfilegar kröfur geta verið hvetjandi og hjálpað okkur að vaxa í starfi. Vandinn skapast þegar þær eru miklar og viðvarandi en auðlindirnar litlar. Þá fer starfsfólk smám saman að ganga á eigin orkuforða og hættan á heilsubresti eykst.

Óskýrt starfshlutverk getur verið sérstaklega íþyngjandi. Þá er ekki alltaf ljóst hver ber ábyrgð, hvaða verkefni eiga að ganga fyrir eða hvernig árangur verður metinn. Starfsfólk þarf ítrekað að ákveða hvað það eigi að taka að sér og hverju megi hafna.

Ný safngreining í Journal of Vocational Behavior varpar ljósi á tengsl slíkra aðstæðna við líðan starfsfólks og starfsemi vinnustaða. Greiningin byggir á 515 rannsóknum frá síðustu sex áratugum og nær til tæplega 788.000 þátttakenda.

Rannsakendur skoðuðu óskýr starfshlutverk, ósamrýmanlegar kröfur og of mikið vinnuálag. Óskýr hlutverk tengdust meðal annars minni starfsánægju, lakari frammistöðu og veikari tengslum við vinnustaðinn. Af þáttunum þremur tengdust ósamrýmanlegar kröfur sterkast við kulnun, lakari andlega líðan og hugleiðingar um að hætta störfum.

Af þeim þáttum sem skoðaðir voru tengdist endurgjöf sterkast minni óvissu um starfshlutverk. Niðurstöðurnar benda því til þess að skýr starfslýsing nægi ekki ein og sér. Starfsfólk þarf einnig að fá reglulega að vita til hvers er ætlast, hvað eigi að ganga fyrir og hvernig því gengur.

Við mælum hávaða en mælum við óskýrleikann?

Ef einstaklingsbundinn stuðningur nægir ekki, hvernig finnum við þá hvað þarf að breytast í starfsumhverfinu? Þar kemur áhættumat til sögunnar.

Áhættumat er kerfisbundin leið til að greina hvað í vinnunni getur ógnað öryggi, heilsu eða vellíðan starfsfólks. Skoðað er hversu líklegt er að skaði verði og hversu alvarlegar afleiðingarnar gætu orðið. Í framhaldinu er ákveðið hvaða úrbóta er þörf.

Vinnueftirlitið skilgreinir sálfélagslegt vinnuumhverfi sem einn af fimm meginþáttum vinnuverndar. Við áhættumat þarf að horfa heildstætt á alla þætti starfseminnar og vinnuumhverfisins.

Sumir áhættuþættir eru áþreifanlegir og auðvelt að koma auga á þá. Þeir geta falist í hávaða, slæmri lýsingu, hálum gólfum eða óöruggum tækjum. Áhættuþættir í sálfélagslegu vinnuumhverfi eru oft síður sýnilegir. Þeir geta falist í óskýrum hlutverkum, langvarandi álagi, skorti á stuðningi eða erfiðum samskiptum.

Áhættumat er ekki valkvætt hér á landi. Atvinnurekanda ber að gera skriflegt áhættumat og áætlun um heilsuvernd og forvarnir. Matið þarf að ná til vinnuumhverfisins, vinnuskipulagsins og þess hvernig vinnan er framkvæmd. Atvinnurekanda ber einnig að meta áhættu vegna eineltis, kynferðislegrar áreitni, kynbundinnar áreitni og ofbeldis.

Almenn starfsánægjukönnun getur veitt gagnlegar upplýsingar, en hún er ekki það sama og sálfélagslegt áhættumat. Í áhættumatinu þarf að greina tiltekna áhættuþætti, meta þá og ákveða aðgerðir. Einnig þarf að vera skýrt hver ber ábyrgð á úrbótunum og hvenær þeim á að vera lokið. Að lokum þarf að kanna hvort þær hafi skilað árangri.

Við myndum ekki láta nægja að mæla hávaða án þess að bregðast við niðurstöðunum. Það sama á við um óskýrt skipulag, óhóflegt álag og erfið samskipti. Tilgangurinn er ekki að fylla út skjal heldur að koma í veg fyrir að fólk verði fyrir skaða.

Frá áhættumati til forvarna

Til að áhættumatið verði að raunverulegri forvörn þarf það að endurspeglast í daglegu starfi. Þar skipta þrjú atriði sérstaklega máli.

1. Skýrleiki er forvörn

Skýrleiki felst ekki aðeins í því að hafa starfslýsingu í skjali. Starfsfólk þarf að vita hvaða verkefni tilheyra því, hver tekur ákvarðanir og hver forgangsraðar þegar ekki er hægt að sinna öllu. Ábyrgð og umboð þurfa að haldast í hendur.

Einnig þarf að vera ljóst hvernig bregðast eigi við ágreiningi, hvert hægt sé að leita eftir stuðningi og hvaða hegðun er ekki liðin á vinnustaðnum.

2. Áhættumatið þarf að fylgja starfinu

Vinnustaðir breytast og áhættan breytist með þeim. Ný verkefni, breytingar á skipulagi eða starfsmannahópi og tímabil mikils álags geta haft áhrif á vinnuumhverfið.

Þess vegna þarf að endurskoða áhættumatið reglulega og þegar verulegar breytingar verða. Það þarf að endurspegla starfið eins og það er í raun, ekki eins og það var þegar matið var fyrst gert.

3. Taka þarf mark á viðvörunarmerkjum

Merki um sálfélagslega áhættu eru ekki alltaf augljós. Þau geta birst í spennu í samskiptum, auknum fjarvistum, endurteknum árekstrum eða því að starfsfólk dregur sig í hlé. Einnig getur fólk hætt að segja frá mistökum, biðja um aðstoð eða benda á það sem betur mætti fara.

Þegar slík merki koma fram þarf að horfa lengra en á samskiptin sjálf. Kanna þarf hvort skipulag, stjórnun eða starfsaðstæður eigi þar hlut að máli. Það dregur ekki úr ábyrgð hvers og eins á eigin framkomu, en hjálpar vinnustaðnum að bregðast við því sem ýtir undir vandann.

Í dæminu dugðu ráð um svefn og tímastjórnun skammt. Til að breyta aðstæðunum þurfti einnig að skýra hlutverk konunnar, samræma ábyrgð og umboð og ákveða hver ætti að sinna verkefnunum sem höfðu safnast á hennar borð. Álagið hvarf ekki, en með skýrara skipulagi gat vinnustaðurinn brugðist við.

Þar liggur kjarni málsins. Ef við lítum á streitu eingöngu sem persónulegan vanda leitum við lausna hjá einstaklingnum. Þegar við greinum sálfélagslegu áhættuþættina sjáum við jafnframt hvað í starfsumhverfinu kallar á breytingar.

Við þurfum öll að þekkja áhættuþættina á eigin vinnustað. Starfsfólk þarf að geta sagt frá og stjórnendur að hlusta. Atvinnurekanda ber að greina áhættuna, grípa til úrbóta og fylgja þeim eftir.

Þannig getum við komið í veg fyrir skaða og skapað vinnustaði þar sem heilsa, góð samskipti og árangur fara saman.

Þekkir þú sálfélagslegu áhættuþættina á þínum vinnustað?

Höfundur er sérfræðingur í vinnuvernd hjá Auðnast og klínískur sálfræðingur