Óboðlegt ástand skjalavörslu ríkisins Þórir Helgi Sigvaldason skrifar 3. júlí 2020 14:00 Nýverið voru fluttar fréttir af niðurstöðum skýrslu Þjóðskjalasafns Íslands um skjalavörslu og skjalastjórn stofnana íslenska ríkisins. Skýrslan, líkt og eldri skýrslur safnsins um sama efni, sýnir að skjalavarsla er ríkisstofnana samræmist ekki lagaboðum og mikil vinna er fyrir höndum til að tryggja langtímavarðveislu upplýsinga hins opinbera. Sú mikla bót hefur orðið á stjórnsýslunni undanfarið að hún er að miklu leyti orðin rafræn. Í skýrslu Þjóðskjalasafns kemur hins vegar fram að safninu hafi aðeins borist gögn úr 3% þeirra rafrænu skjalakerfa sem í notkun eru hjá ríkisstofnunum og að safninu hafi aðeins verið tilkynnt um notkun 20% þeirra. Þetta er bagalegt ástand, enda hvílir rík lagaskylda á opinberum aðilum að skila öllum sínum gögnum til opinberra skjalasafna. Skjalavarsla opinberra aðila er lögbundin. Starfsmönnum ríkis og sveitarfélaga er því ekki frjálst að meðhöndla skjöl og gögn sem til verða í tengslum við störf þeirra með hvaða hætti sem er. Stjórnvöldum ber lagaskylda til að afhenda skjalasöfn sín til opinberra skjalasafna og óheimilt er að eyða skjölum opinberra aðila nema með sérstakri heimild. Í skýrslu Þjóðskjalasafns segir að óheimil eyðing gagna sé næstum úr sögunni. Undirritaður efast verulega að hvert og eitt skjal, þ.á.m. allir tölvupóstar, sem einhverja tengingu hafa við verkefni ríkisins sé réttilega vistað og aðgengilegt í viðurkenndu skjalakerfi. Þá eru vísbendingar um að ástand skjalavörslu sveitarfélaganna sé litlu betra. Nægir að vísa til skýrslu innri endurskoðunar Reykjavíkurborgar um endurgerð bygginga við Nauthólsveg 100, þ.e. um hinn svokallaða Bragga. Niðurstaða innri endurskoðunar var meðal annars að skjalastjórn og skjalavarsla í tengslum við verkefnið hafi verið óvönduð og að upplýsingar um ákvarðanir hafi tapast. Þá var talið að meðferð skjala hafi hvorki verið í samræmi við lög um opinber skjalasöfn né skjalastefnu Reykjavíkurborgar. Niðurstaða skýrslu Borgarskjalasafns Reykjavíkur um skjalavörslu í tengslum við framkvæmdina var áþekk. Skyldan til að varðveita opinber skjöl stafar ekki af söfnunaráráttu þjóðskjalavarðar og starfsliðs hans, heldur er gríðarlega mikilvægt að varðveita opinber skjöl til þess að tryggja gagnsæi stjórnsýslunnar og ábyrgð þeirra sem sýsla með opinbera hagsmuni. Vönduð skjalavarsla er grundvallarforsenda þess að almenningur og fjölmiðlar fái notið þess aðgangs að skjölum og gögnum stjórnvalda sem tryggður er í upplýsingalögum. Slíkt tryggir að almenningur og fjölmiðlar geti haft eftirlit með aðgerðum og starfsháttum stjórnvalda, stuðlar að vönduðum vinnubrögðum og eykur trúverðugleika stjórnvalda. Þar sem skjöl og gögn eru varðveitt þar þrífst ekki spilling. Höfundur er lögmaður hjá Lögmönnum Laugardal og starfaði áður sem lögfræðingur Borgarskjalasafns Reykjavíkur. Viltu birta grein á Vísi? Sendu okkur póst. Senda grein Stjórnsýsla Mest lesið Þegar móðir mín kvaddi okkur fyrir einu ári síðan í dag Gísli Hvanndal Jakobsson Skoðun Ef Trump tapar kosningunum… Jun Þór Morikawa Skoðun Davíð Oddsson stendur ekki við eigin ritsjórnarstefnu - Þolir og birtir ekki gagnrýni á eigin skrif Ole Anton Bieltvedt Skoðun Ómarktæk skoðanakönnun Marinó G. Njálsson Skoðun Framlengjum séreignarleiðina til að vernda heimilin Vilhjálmur Hilmarsson Skoðun Þegar ómennskan vitnar í lög Bubbi Morthens Skoðun Bóf-ar(ion)? Gunnar Hólmsteinn Ársælsson Skoðun Álit Einhverfupaunksins um ABA meðferð og kennslu á Íslandi Sigrún Ósk Stefánsdóttir Skoðun Áherslur ráðherra skipta máli Heimir Örn Árnason Skoðun Líf án ótta og gjöfin í andlegri vakningu Birna Guðný Björnsdóttir Skoðun Skoðun Skoðun Er krónan að valda átökum á milli kynslóða? Guðmundur Ragnarsson skrifar Skoðun Varhugaverð þróun í leikskólamálum Finnbjörn A. Hermannsson,Guðrún Margrét Guðmundsdóttir skrifar Skoðun Bóf-ar(ion)? Gunnar Hólmsteinn Ársælsson skrifar Skoðun Þetta er ekki allt að koma með fjárlagafrumvarpinu Eyjólfur Ármannsson skrifar Skoðun Ómarktæk skoðanakönnun Marinó G. Njálsson skrifar Skoðun Ef Trump tapar kosningunum… Jun Þór Morikawa skrifar Skoðun Viðskiptaþvinganir gegn Ísrael Steinunn Þóra Árnadóttir skrifar Skoðun Áherslur ráðherra skipta máli Heimir Örn Árnason skrifar Skoðun Snúum hjólunum áfram Andrés Ingi Jónsson skrifar Skoðun Búðu til pláss – fyrir öll börn Birna Þórarinsdóttir skrifar Skoðun Davíð Oddsson stendur ekki við eigin ritsjórnarstefnu - Þolir og birtir ekki gagnrýni á eigin skrif Ole Anton Bieltvedt skrifar Skoðun Framlengjum séreignarleiðina til að vernda heimilin Vilhjálmur Hilmarsson skrifar Skoðun Líf án ótta og gjöfin í andlegri vakningu Birna Guðný Björnsdóttir skrifar Skoðun Kenningar úr gildi svo að kirkjan þarf að komast á annað stig Matthildur Björnsdóttir skrifar Skoðun Dansaðu vindur Berglind Ósk Guðmundsdóttir skrifar Skoðun Þessi stórskrítnu norm í óbarnvænu samfélagi Sólveig María Svavarsdóttir skrifar Skoðun Um vaxtahækkanir og verð á hveiti Haukur Skúlason skrifar Skoðun Öryggi byggir á mönnun og launum Jórunn Frímannsdóttir skrifar Skoðun Álit Einhverfupaunksins um ABA meðferð og kennslu á Íslandi Sigrún Ósk Stefánsdóttir skrifar Skoðun Mammon hefur náð lífeyrissjóðum á sitt band Halla Signý Kristjánsdóttir skrifar Skoðun Forgangsorkan verður ekki skert Tinna Traustadóttir skrifar Skoðun Umhyggja - hvað er það? Árný Ingvarsdóttir skrifar Skoðun „Við höfðum öll rangt fyrir okkur“ Hjörtur J. Guðmundsson skrifar Skoðun Akureyrarbær greiðir götu kvennaathvarfs á Akureyri eins og kostur er Ásthildur Sturludóttir skrifar Skoðun Þegar móðir mín kvaddi okkur fyrir einu ári síðan í dag Gísli Hvanndal Jakobsson skrifar Skoðun Íþróttahreyfingin og gerviverktaka Ástþór Jón Ragnheiðarson skrifar Skoðun Tölum um tilfinningar Amanda Ásdís Jóhannsdóttir skrifar Skoðun Óttinn við íslensku rafkrónuna Birna Guðný Björnsdóttir skrifar Skoðun Áskorun til Sjúkratrygginga Íslands – hugsum í lausnum Björn Bjarki Þorsteinsson skrifar Skoðun Afnemum launamisrétti Guðmundur Ingi Guðbrandsson skrifar Sjá meira
Nýverið voru fluttar fréttir af niðurstöðum skýrslu Þjóðskjalasafns Íslands um skjalavörslu og skjalastjórn stofnana íslenska ríkisins. Skýrslan, líkt og eldri skýrslur safnsins um sama efni, sýnir að skjalavarsla er ríkisstofnana samræmist ekki lagaboðum og mikil vinna er fyrir höndum til að tryggja langtímavarðveislu upplýsinga hins opinbera. Sú mikla bót hefur orðið á stjórnsýslunni undanfarið að hún er að miklu leyti orðin rafræn. Í skýrslu Þjóðskjalasafns kemur hins vegar fram að safninu hafi aðeins borist gögn úr 3% þeirra rafrænu skjalakerfa sem í notkun eru hjá ríkisstofnunum og að safninu hafi aðeins verið tilkynnt um notkun 20% þeirra. Þetta er bagalegt ástand, enda hvílir rík lagaskylda á opinberum aðilum að skila öllum sínum gögnum til opinberra skjalasafna. Skjalavarsla opinberra aðila er lögbundin. Starfsmönnum ríkis og sveitarfélaga er því ekki frjálst að meðhöndla skjöl og gögn sem til verða í tengslum við störf þeirra með hvaða hætti sem er. Stjórnvöldum ber lagaskylda til að afhenda skjalasöfn sín til opinberra skjalasafna og óheimilt er að eyða skjölum opinberra aðila nema með sérstakri heimild. Í skýrslu Þjóðskjalasafns segir að óheimil eyðing gagna sé næstum úr sögunni. Undirritaður efast verulega að hvert og eitt skjal, þ.á.m. allir tölvupóstar, sem einhverja tengingu hafa við verkefni ríkisins sé réttilega vistað og aðgengilegt í viðurkenndu skjalakerfi. Þá eru vísbendingar um að ástand skjalavörslu sveitarfélaganna sé litlu betra. Nægir að vísa til skýrslu innri endurskoðunar Reykjavíkurborgar um endurgerð bygginga við Nauthólsveg 100, þ.e. um hinn svokallaða Bragga. Niðurstaða innri endurskoðunar var meðal annars að skjalastjórn og skjalavarsla í tengslum við verkefnið hafi verið óvönduð og að upplýsingar um ákvarðanir hafi tapast. Þá var talið að meðferð skjala hafi hvorki verið í samræmi við lög um opinber skjalasöfn né skjalastefnu Reykjavíkurborgar. Niðurstaða skýrslu Borgarskjalasafns Reykjavíkur um skjalavörslu í tengslum við framkvæmdina var áþekk. Skyldan til að varðveita opinber skjöl stafar ekki af söfnunaráráttu þjóðskjalavarðar og starfsliðs hans, heldur er gríðarlega mikilvægt að varðveita opinber skjöl til þess að tryggja gagnsæi stjórnsýslunnar og ábyrgð þeirra sem sýsla með opinbera hagsmuni. Vönduð skjalavarsla er grundvallarforsenda þess að almenningur og fjölmiðlar fái notið þess aðgangs að skjölum og gögnum stjórnvalda sem tryggður er í upplýsingalögum. Slíkt tryggir að almenningur og fjölmiðlar geti haft eftirlit með aðgerðum og starfsháttum stjórnvalda, stuðlar að vönduðum vinnubrögðum og eykur trúverðugleika stjórnvalda. Þar sem skjöl og gögn eru varðveitt þar þrífst ekki spilling. Höfundur er lögmaður hjá Lögmönnum Laugardal og starfaði áður sem lögfræðingur Borgarskjalasafns Reykjavíkur.
Davíð Oddsson stendur ekki við eigin ritsjórnarstefnu - Þolir og birtir ekki gagnrýni á eigin skrif Ole Anton Bieltvedt Skoðun
Skoðun Varhugaverð þróun í leikskólamálum Finnbjörn A. Hermannsson,Guðrún Margrét Guðmundsdóttir skrifar
Skoðun Davíð Oddsson stendur ekki við eigin ritsjórnarstefnu - Þolir og birtir ekki gagnrýni á eigin skrif Ole Anton Bieltvedt skrifar
Skoðun Álit Einhverfupaunksins um ABA meðferð og kennslu á Íslandi Sigrún Ósk Stefánsdóttir skrifar
Skoðun Akureyrarbær greiðir götu kvennaathvarfs á Akureyri eins og kostur er Ásthildur Sturludóttir skrifar
Davíð Oddsson stendur ekki við eigin ritsjórnarstefnu - Þolir og birtir ekki gagnrýni á eigin skrif Ole Anton Bieltvedt Skoðun