Algengast að óljósar starfslýsingar valdi togstreitu og gremju Lovísa Arnardóttir skrifar 15. apríl 2025 08:56 Carmen Maja segir þeim fyrirtækjum vegna best sem setji einhverjar leikreglur um samskipti á vinnustaðnum. Hvað megi segja í tölvupóstum og hvenær megi senda þá til dæmis. Aðsend og Vísir/Getty Carmen Maja Valencia, klínískur sálfræðingur og sérfræðingur í vinnuvernd hjá Auðnast, segir óljósar starfslýsingar algengustu ástæðu gremju og togstreitu á vinnustöðum. Hún segir samskiptasáttmála mikilvæga innan fyrirtækja svo fólk viti hvað megi og hvað ekki. Carmen segir það þannig að ef fólk vinni ekki að því að fyrirbyggja slæm samskipti og setji ekki samskipti í fyrsta sæti frá upphafi kosti alltaf meira síðar að laga þau. Carmen ræddi þessi mál í Bítinu á Bylgjunni í morgun en skrifaði líka grein á Vísi nýlega um sama mál. „Það sem við í Auðnast höfum séð í tölum er að ef við erum að grípa í samskiptin þegar þau eru orðin að vandamáli erum við yfirleitt komin í miklu stærri kostnaðarlið.“ Hún segir ekki alltaf hægt að leysa málin en því fyrr sem gripið sé inn í sé líklegra að það sé hægt að laga slæm samskipti. Carmen segir ýmislegt hægt að gera. Til dæmis sé hægt að setja reglur um samskipti í tölvupósti. Hún segir töluvert kynslóðabil í rafrænum samskiptum. Fyrstu kynslóðirnar sem fengu snjallsíma í hendurnar hafi ekki fengið neina handbók eða reglur með en þessar reglur séu búnar að myndast síðan og börn og ungmenni í dag græði á því. Það sé þó töluverður munur á því hvernig kynslóðir tjá sig rafrænt. Kynslóðabil í rafrænum samskiptum „Það er ólíkt eftir kynslóðum hvað er í lagi að setja í skrifleg samskipti og hvenær ekki,“ segir Carmen og að sömuleiðis sé ólíkt hvenær sé í lagi að senda til dæmis tölvupóst og skilaboð. „Út af tölvunum og símunum og tölvupóstinum er endalaust aðgengi að okkur. Ef einn einstaklingur ætlar að vinna fram eftir og senda tölvupóstana sína eftir fimm eða sex þá er mjög mikilvægt að nýta sér stillingar þar sem tölvupósturinn er kannski ekki að berast til samstarfsfélaga fyrr en morguninn eftir,“ segir Carmen. Þannig sé hægt að minnka líkurnar á því að það sé verið að auka álag á samstarfsfólk eða jafnvel búa til gremju. Hvað varðar mörk segir Carmen fyrirtækjum sem geri leikreglur yfirleitt farna betur. Í slíkum reglum sé hægt að fara yfir hvort fólk megi afþakka pósta eftir vinnutíma, hvað megi segja í tölvupósti og hvort og hvernig megi láta vita að einhver sé ósáttur við það hvernig er talað í tölvupósti. Vandamálið orðið stórt þegar fólk leitar aðstoðar Carmen segir oft ekki gripið inn í of seint. Sé einelti, ofbeldi eða áreitni á vinnustað verði það jafnvel stundum hluti af vinnustaðamenningunni. „Það verður oft ákveðin meðvirkni og jafnvel upplifum við ákveðin áhorfendaáhrif, sem kallast bystander effect, þar sem við verðum vitni að þessu, okkur þykir þetta óþægilegt og vitum að þetta er ekki í lagi en af því að enginn annar segir neitt gerum við það ekki heldur,“ segir Carmen. Í slíkum aðstæðum búist fólk alltaf við því að einhver annar segi eitthvað, sem endi svo yfirleitt með því að enginn segir neitt. Þegar vandinn er svo orðinn stærri endi það svo með því að einhver hringi í Auðnast til að fá sérfræðing á staðinn til að leysa málið. Hún segir heilmikið hægt að gera við slíkar aðstæður til að fyrirbyggja að eitthvað slíkt gerist í framtíðinni. Hún segir hendur þeirra bundnar af vinnurétti sem sé mjög sterkur. Réttur fólks sé ólíkur eftir því hvort þau vinni á opinberum markaði eða einkamarkaði en þegar slík mál eru leyst verði að fylgja þessum reglum og lögum. Öllum líði illa Hún segir það ekki endilega leysa málið að fjarlægja þann sem til dæmis beitir einelti. Einstaklingi sem gerir það líði jafnvel líka illa og það þurfi að taka tillit til þess. „Við sjáum að það eru fjölmargir þættir sem tikka inn í starfsánægju starfsmanns en það er merkilegt hvað ég hitti mikið af fólki sem segir að verkefnin séu skemmtileg, samstarfsfólk almennt skemmtilegt en út af kannski þessum eina tiltekna einstaklingi, það getur verið viðskiptavinur eða stjórnandi, þá brotnar spilaborgin undan því. Þá er allt orðið leiðinlegt.“ Hún segir að ef leikreglur séu ekki til staðar sé í raun verið að bjóða upp á fordæmi um að svona megi haga sér. Carmen bendir á að vinnulöggjöf um áreitni og einelti á vinnustað sé aðeins tíu ára gömul. Hún trúir því að það sé vitundarvakning í gangi. Carmen segir eina algengustu ástæðuna fyrir því að fólk upplifi streitu á vinnustað séu óljósar starfslýsingar. „Þetta er víða vandamál og veldur því að það verður gremja og togstreita á milli starfsmanna. Það halda margir að það sé algengara að það sé starfsmaður að upplifa einelti eða óheppileg samskipti af hálfu stjórnanda, en þetta fer í báðar áttir. Þannig við þurfum að vera meðvituð um að þessi óheppilegu samskipti geta átt sér stað á hvaða lagi sem er innan fyrirtækis,“ segir Carmen og að því erfiðara sem málið er komið sé oft erfiðara að ræða það. Vinnustaðamenning Vinnustaðurinn Bítið Mest lesið Pakkarnir séu langt frá því að vera sambærilegir Viðskipti innlent Vilja að Musk fái allt að 122 billjónir á næsta áratug Viðskipti erlent Síminn má dreifa efni Sýnar Viðskipti innlent Húrra opnar þriðju verslunina á höfuðborgarsvæðinu Viðskipti innlent Ellefu prósent þjóðarinnar eiga ísvél Neytendur Hryllingssögur og dæmi: „Slúbbertar halda heilu stofnunum í gíslingu“ Atvinnulíf Segir félaginu skylt að skipta sér af „sorgarvegferð“ Play Viðskipti innlent Seldu samheitalyf við hvítblæði og HIV fyrir hundruð milljóna Viðskipti innlent Hætta með spilakassa á Ölveri Viðskipti innlent Greiddu eina krónu fyrir Mannlíf Viðskipti innlent Fleiri fréttir Brutu lög við söluna á Íslandsbanka og greiða yfir 60 milljónir í sektir Pakkarnir séu langt frá því að vera sambærilegir Síminn má dreifa efni Sýnar Húrra opnar þriðju verslunina á höfuðborgarsvæðinu Segir félaginu skylt að skipta sér af „sorgarvegferð“ Play Seldu samheitalyf við hvítblæði og HIV fyrir hundruð milljóna Ráðin nýr fagstjóri hjá Íslandsstofu Greiddu eina krónu fyrir Mannlíf Aukið samstarf opni á fleiri tengimöguleika til vesturstrandar Bandaríkjanna Bein útsending: Sjálfbærnidagur Landsbankans Tekur við starfi forstjóra Samkaupa Hætta með spilakassa á Ölveri Bein útsending: Ársfundur Grænvangs - Samstarf til framtíðar Flytja Emmessís í Grafarvog 78 sagt upp í þremur hópuppsögnum Tveir nýir framkvæmdastjórar hjá Póstinum Segir „vanstilltan“ starfsmann Icelandair kominn úr skotgröfunum Ráðinn nýr fjárfestingastjóri Ísafold Capital Partners Þrjár ráðnar til Krafts Bein útsending: Morgunfundur Svansins: Harðar kröfur – Auðvelt val Opnuðu 64 ný hjúkrunarrými á Hrafnistu í Kópavogi Kaupa bræðurna út: „Við vorum sammála um að vinna ekki lengur saman“ Flestir ánægðir með söluna á Íslandsbanka Samið um norðlenska forgangsorku „Þetta eru ekki alveg óvæntar fréttir“ Formaður FÍA hafi beina hagsmuni af því að ráðast gegn Play Selja hlut sinn í Skógarböðunum Spáir endalokum Play á Íslandi: „Fjárfestar voru lokkaðir að stofnun þessa félags“ Jón Gunnarsson til Samorku Tekur við starfi forstöðumanns lögfræðiráðgjafar Arion Sjá meira
Carmen segir það þannig að ef fólk vinni ekki að því að fyrirbyggja slæm samskipti og setji ekki samskipti í fyrsta sæti frá upphafi kosti alltaf meira síðar að laga þau. Carmen ræddi þessi mál í Bítinu á Bylgjunni í morgun en skrifaði líka grein á Vísi nýlega um sama mál. „Það sem við í Auðnast höfum séð í tölum er að ef við erum að grípa í samskiptin þegar þau eru orðin að vandamáli erum við yfirleitt komin í miklu stærri kostnaðarlið.“ Hún segir ekki alltaf hægt að leysa málin en því fyrr sem gripið sé inn í sé líklegra að það sé hægt að laga slæm samskipti. Carmen segir ýmislegt hægt að gera. Til dæmis sé hægt að setja reglur um samskipti í tölvupósti. Hún segir töluvert kynslóðabil í rafrænum samskiptum. Fyrstu kynslóðirnar sem fengu snjallsíma í hendurnar hafi ekki fengið neina handbók eða reglur með en þessar reglur séu búnar að myndast síðan og börn og ungmenni í dag græði á því. Það sé þó töluverður munur á því hvernig kynslóðir tjá sig rafrænt. Kynslóðabil í rafrænum samskiptum „Það er ólíkt eftir kynslóðum hvað er í lagi að setja í skrifleg samskipti og hvenær ekki,“ segir Carmen og að sömuleiðis sé ólíkt hvenær sé í lagi að senda til dæmis tölvupóst og skilaboð. „Út af tölvunum og símunum og tölvupóstinum er endalaust aðgengi að okkur. Ef einn einstaklingur ætlar að vinna fram eftir og senda tölvupóstana sína eftir fimm eða sex þá er mjög mikilvægt að nýta sér stillingar þar sem tölvupósturinn er kannski ekki að berast til samstarfsfélaga fyrr en morguninn eftir,“ segir Carmen. Þannig sé hægt að minnka líkurnar á því að það sé verið að auka álag á samstarfsfólk eða jafnvel búa til gremju. Hvað varðar mörk segir Carmen fyrirtækjum sem geri leikreglur yfirleitt farna betur. Í slíkum reglum sé hægt að fara yfir hvort fólk megi afþakka pósta eftir vinnutíma, hvað megi segja í tölvupósti og hvort og hvernig megi láta vita að einhver sé ósáttur við það hvernig er talað í tölvupósti. Vandamálið orðið stórt þegar fólk leitar aðstoðar Carmen segir oft ekki gripið inn í of seint. Sé einelti, ofbeldi eða áreitni á vinnustað verði það jafnvel stundum hluti af vinnustaðamenningunni. „Það verður oft ákveðin meðvirkni og jafnvel upplifum við ákveðin áhorfendaáhrif, sem kallast bystander effect, þar sem við verðum vitni að þessu, okkur þykir þetta óþægilegt og vitum að þetta er ekki í lagi en af því að enginn annar segir neitt gerum við það ekki heldur,“ segir Carmen. Í slíkum aðstæðum búist fólk alltaf við því að einhver annar segi eitthvað, sem endi svo yfirleitt með því að enginn segir neitt. Þegar vandinn er svo orðinn stærri endi það svo með því að einhver hringi í Auðnast til að fá sérfræðing á staðinn til að leysa málið. Hún segir heilmikið hægt að gera við slíkar aðstæður til að fyrirbyggja að eitthvað slíkt gerist í framtíðinni. Hún segir hendur þeirra bundnar af vinnurétti sem sé mjög sterkur. Réttur fólks sé ólíkur eftir því hvort þau vinni á opinberum markaði eða einkamarkaði en þegar slík mál eru leyst verði að fylgja þessum reglum og lögum. Öllum líði illa Hún segir það ekki endilega leysa málið að fjarlægja þann sem til dæmis beitir einelti. Einstaklingi sem gerir það líði jafnvel líka illa og það þurfi að taka tillit til þess. „Við sjáum að það eru fjölmargir þættir sem tikka inn í starfsánægju starfsmanns en það er merkilegt hvað ég hitti mikið af fólki sem segir að verkefnin séu skemmtileg, samstarfsfólk almennt skemmtilegt en út af kannski þessum eina tiltekna einstaklingi, það getur verið viðskiptavinur eða stjórnandi, þá brotnar spilaborgin undan því. Þá er allt orðið leiðinlegt.“ Hún segir að ef leikreglur séu ekki til staðar sé í raun verið að bjóða upp á fordæmi um að svona megi haga sér. Carmen bendir á að vinnulöggjöf um áreitni og einelti á vinnustað sé aðeins tíu ára gömul. Hún trúir því að það sé vitundarvakning í gangi. Carmen segir eina algengustu ástæðuna fyrir því að fólk upplifi streitu á vinnustað séu óljósar starfslýsingar. „Þetta er víða vandamál og veldur því að það verður gremja og togstreita á milli starfsmanna. Það halda margir að það sé algengara að það sé starfsmaður að upplifa einelti eða óheppileg samskipti af hálfu stjórnanda, en þetta fer í báðar áttir. Þannig við þurfum að vera meðvituð um að þessi óheppilegu samskipti geta átt sér stað á hvaða lagi sem er innan fyrirtækis,“ segir Carmen og að því erfiðara sem málið er komið sé oft erfiðara að ræða það.
Vinnustaðamenning Vinnustaðurinn Bítið Mest lesið Pakkarnir séu langt frá því að vera sambærilegir Viðskipti innlent Vilja að Musk fái allt að 122 billjónir á næsta áratug Viðskipti erlent Síminn má dreifa efni Sýnar Viðskipti innlent Húrra opnar þriðju verslunina á höfuðborgarsvæðinu Viðskipti innlent Ellefu prósent þjóðarinnar eiga ísvél Neytendur Hryllingssögur og dæmi: „Slúbbertar halda heilu stofnunum í gíslingu“ Atvinnulíf Segir félaginu skylt að skipta sér af „sorgarvegferð“ Play Viðskipti innlent Seldu samheitalyf við hvítblæði og HIV fyrir hundruð milljóna Viðskipti innlent Hætta með spilakassa á Ölveri Viðskipti innlent Greiddu eina krónu fyrir Mannlíf Viðskipti innlent Fleiri fréttir Brutu lög við söluna á Íslandsbanka og greiða yfir 60 milljónir í sektir Pakkarnir séu langt frá því að vera sambærilegir Síminn má dreifa efni Sýnar Húrra opnar þriðju verslunina á höfuðborgarsvæðinu Segir félaginu skylt að skipta sér af „sorgarvegferð“ Play Seldu samheitalyf við hvítblæði og HIV fyrir hundruð milljóna Ráðin nýr fagstjóri hjá Íslandsstofu Greiddu eina krónu fyrir Mannlíf Aukið samstarf opni á fleiri tengimöguleika til vesturstrandar Bandaríkjanna Bein útsending: Sjálfbærnidagur Landsbankans Tekur við starfi forstjóra Samkaupa Hætta með spilakassa á Ölveri Bein útsending: Ársfundur Grænvangs - Samstarf til framtíðar Flytja Emmessís í Grafarvog 78 sagt upp í þremur hópuppsögnum Tveir nýir framkvæmdastjórar hjá Póstinum Segir „vanstilltan“ starfsmann Icelandair kominn úr skotgröfunum Ráðinn nýr fjárfestingastjóri Ísafold Capital Partners Þrjár ráðnar til Krafts Bein útsending: Morgunfundur Svansins: Harðar kröfur – Auðvelt val Opnuðu 64 ný hjúkrunarrými á Hrafnistu í Kópavogi Kaupa bræðurna út: „Við vorum sammála um að vinna ekki lengur saman“ Flestir ánægðir með söluna á Íslandsbanka Samið um norðlenska forgangsorku „Þetta eru ekki alveg óvæntar fréttir“ Formaður FÍA hafi beina hagsmuni af því að ráðast gegn Play Selja hlut sinn í Skógarböðunum Spáir endalokum Play á Íslandi: „Fjárfestar voru lokkaðir að stofnun þessa félags“ Jón Gunnarsson til Samorku Tekur við starfi forstöðumanns lögfræðiráðgjafar Arion Sjá meira