Verður opið hjá ykkur á föstudaginn? Svanhildur Bogadóttir skrifar 2. mars 2023 07:00 Borgarstjórinn í Reykjavík, Dagur B. Eggertsson, hefur lagt fram tillögu í borgarráði um að Borgarskjalasafn Reykjavíkur verði lagt niður í núverandi mynd og mun borgarráð afgreiða hana fimmtudaginn 2. mars. Borgarskjalasafn mun ekki renna saman við Þjóðskjalasafn samkvæmt tillögunni, ekki sameinast, heldur verður Borgarskjalasafnið lagt niður og skjölum þess og verkefnum skipt á milli aðila, án þess að það liggi nánar fyrir og án þess að Borgarskjalasafn sjálft fái að koma þar að. Óljósar hugmyndir eru um að Borgarsögusafn taki við miðlun og útibú Borgarbókasafns taki við afgreiðslu úr skjölunum, þar á meðal oft flóknum aðgangi fræðimanna, flóknum leitum fyrir skrifstofur Ráðhúss og aðgangi að barnaverndarmálum. Engin tímalína liggur fyrir, engin greiningarvinna, engin verkefnaáætlun, engar tölur frá ríkinu um hvað pakkinn kosti. Eina tölurnar sem hafa komið fram er að borgin þurfti að borga fyrir sendiferðabíla og geymslugjald. Ekki er vitað hvort ríkið sé til í að taka við safninu og kosta verkefni þess. Fram hefur komið að borgarstjóri leggur fram tillöguna í sparnaðarskyni en starfsemi Borgarskjalasafns kostar um 175 milljónir af ári, þar af eru 60 milljónir húsaleiga til borgarinnar, tölvugjald til borgarinnar 7 milljón og laun tæplega 100 milljónir. Ekki er þá mikill afgangur. Borgaskjalasafn er ánægt í húsakynnum sínum í Grófarhúsi en borgin hefur samþykkt að safnið þurfi að flytja út úr húsinu til að rýma fyrir stærra bókasafni. Kostaður við nýtt húsnæði af þeim sökum er ekki hægt að skilgreina sem kostnað við skjalasafnið. Á Borgarskjalasafni starfa 11 sérfræðingar við sérhæfð verkefni, níu fastráðnir og tveir lausráðnir; sagnfræðingar, skjalfræðingur, upplýsingafræðingur, lögfræðingur, kerfisfræðingur og verkfræðingur. Þeir hafa mikla yfirsýn yfir borgarkerfið og safnkostinn og eru boðnir og búnir að aðstoða fræðimenn, almenning, borgarstofnanir og aðra. Þeir sinna fjölbreyttum verkefnum við að svara fyrirspurnum, veita borgarstofnunum ráðgjöf um skjalastjórn, skrá skjöl, ljósmynda, skanna, ákvarða með aðgang að trúnaðarupplýsingum, vinna að rafrænni langtímavarðveislu, sinna samskiptum við gefendum, miðla á vef safnsins, undirbúa sýningar, hafa eftirlit með skjalavörslu og svo mætti lengi telja. Safnið er á fullri ferð í stafrænni miðlun sem verður nú á nýjum vef, verið er að kortleggja og afgreiða tilkynningar um rafræn kerfi. Fyrstu vörsluskrár úr gagnakerfum fara að berast á þessu ári og síðan önnur í framhaldi af því. Ekki er vitað hvaða upplýsingar var stuðst við í greinargerð með tillögu borgarstjóra. Ekkert samráð hefur verið haft við borgarskjalavörð eða starfsmenn safnsins um tillöguna og borgarstjóri hefur ekki komið á fund starfsmanna til þess að skýra málið nánari og hvað taki við hjá þeim eftir að safnið hefur verið lagt niður. Borgarskjalavörður fékk fyrst að sjá tillögu um niðurlagningu safnsins 5 dögum eftir að hún var lögð fram. Leyndin sem hefur hvílt á tillögunni og öllum málatilbúningi hefur orðið til þess að skapa óvissu hjá starfsfólki Borgarskjalasafns, borgarstofnunum og almenningi. Fólk spyr starfsmenn hvað verði um okkur og skjölin. Borgarskjalasafn varðveitir skjöl um næstum alla Reykvíkinga, margt af því viðkvæmar upplýsingar. Það má ekki vera óvissa um hvað verði um skjölin og hvernig aðgangi að verði háttað. Þessi óvissa um framtíð safnsins hefur haft þau áhrif að fólk er nú hikandi við að afhenda skjöl sín til safnsins og óljóst er hvar einkaskjalasöfn endi eftir niðurlagningu safnsins. Í gegnum tíðina hafa sumir gefendur tekið fram afhendingu að þeir vilji ekki að skjölin fari á Þjóðskjalasafn eða önnur söfn. Að auki innihalda fjölmörg einkaskjalasöfn trúnaðarmál og gilda sérstök ákvæði um aðgang að þeim. Þar er til að mynda um að ræða skjalasafn Samtakanna ´78, Alnæmissamtökin og söfn stjórnmálamanna, þar sem geta verið viðkvæmar upplýsingar um einstaklinga sem lögfræðingur safnsins sér um afgreiðslu á. Mikilvægt er að skjölin umgangist sérfræðingar sem þekkja og geri sér grein fyrir trúnaði og löggjöf um aðgengi. Fréttaflutningur hefur haft þau áhrif að nokkrir gefendur skjala hafa haft samband við starfsmenn og kannað með að fá skjalasöfn til baka sem þeir afhentu. Þeir spyrja hvenær þeir eigi að koma í síðasta lagi. Við getum ekki svarað því. Starfsmenn hafa verið spurðir hvort safnið verði opið á föstudaginn ef borgarráð samþykkir tillögu um niðurlagningu. Starfsmenn hafa lent í því að vera spurðir hvort þeir hafi fengið uppsagnarbréf eða hvort von sé á því á föstudaginn. Það er óþægilegt að vita ekkert um tímalínu eða hvað framtíðin býr í skauti sér. Þetta snýst þó ekki eingöngu um okkur starfsmennina og framtíð okkar. Þetta snýst fyrst og fremst um skjölin sjálf og þá ábyrgð sem safnið ber á vörslu skjala og að almenningur hafi aðgang að þeim. Við erum alla daga að taka við skjölum og gefa loforð að varðveisla þeirra sé trygg hjá okkur og aðgangur hjá okkur sé í samræmi við lög. Þetta á bæði við um opinber skjöl og einkaskjalasöfn, jafnt viðskiptasamninga, barnaverndarmál, greiningargögn og einkaskjalasöfn sem fólk kemur með til okkar í þeirra trú, að það sé hægt að treysta okkur á Borgarskjalasafni. Skjalasafn þarf að vera stöðug stofnun sem fólk treystir. Það er borgarráð sem mun ákveða á fundi 2. mars hvort Borgarskjalasafnið verði lagt niður. Ákvörðunin er þeirra. Höfundur er borgarskjalavörður. Viltu birta grein á Vísi? Sendu okkur póst. Senda grein Reykjavík Borgarstjórn Söfn Lokun Borgarskjalasafns Mest lesið Látum þá hlæja því þeir tapa hvort sem er Gísli Hvanndal Jakobsson Skoðun Orkunýlendan Ísland? Bjarni Jónsson Skoðun Halldór 21.09.2024 Halldór Samrýmist það samfélagslegri ábyrgð ef fyrirtæki þitt er aðili að Viðskiptaráði? Andri Snær Magnason Skoðun Ég vil ekki þennan veruleika Hólmfríður Ásta Hjaltadóttir Skoðun Skortur á serótónín Gunnar Dan Wiium Skoðun Ef Trump tapar kosningunum… Jun Þór Morikawa Skoðun Alzheimer - mennska og mildi Ragnheiður Ríkharðsdóttir Skoðun Grímulaus grænþvottur Dofri Hermannsson Skoðun Fjárfesting í háskólum Magnús Karl Magnússon Skoðun Skoðun Skoðun Hvað á ég að gera í því? María Rut Hinriksdóttir skrifar Skoðun Gætum við verið betri hvert við annað? Jakob Frímann Magnússon skrifar Skoðun Ríkisstjórnin seilist í sjóði erfiðisvinnufólks Jóhann Páll Jóhannsson skrifar Skoðun Þar sem náttúran tapar Hólmfríður Jennýjar Árnadóttir skrifar Skoðun Fjárfesting í háskólum Magnús Karl Magnússon skrifar Skoðun Orkunýlendan Ísland? Bjarni Jónsson skrifar Skoðun Ég vil ekki þennan veruleika Hólmfríður Ásta Hjaltadóttir skrifar Skoðun Grímulaus grænþvottur Dofri Hermannsson skrifar Skoðun Samrýmist það samfélagslegri ábyrgð ef fyrirtæki þitt er aðili að Viðskiptaráði? Andri Snær Magnason skrifar Skoðun Skortur á serótónín Gunnar Dan Wiium skrifar Skoðun Þegar sorgin bankar upp á Guðmunda G. Guðmundsdóttir skrifar Skoðun Látum þá hlæja því þeir tapa hvort sem er Gísli Hvanndal Jakobsson skrifar Skoðun Alzheimer - mennska og mildi Ragnheiður Ríkharðsdóttir skrifar Skoðun Lýðheilsa bætt um 64 milljarða Sara Björg Sigurðardóttir skrifar Skoðun Er krónan að valda átökum á milli kynslóða? Guðmundur Ragnarsson skrifar Skoðun Varhugaverð þróun í leikskólamálum Finnbjörn A. Hermannsson,Guðrún Margrét Guðmundsdóttir skrifar Skoðun Bóf-ar(ion)? Gunnar Hólmsteinn Ársælsson skrifar Skoðun Þetta er ekki allt að koma með fjárlagafrumvarpinu Eyjólfur Ármannsson skrifar Skoðun Ómarktæk skoðanakönnun Marinó G. Njálsson skrifar Skoðun Ef Trump tapar kosningunum… Jun Þór Morikawa skrifar Skoðun Viðskiptaþvinganir gegn Ísrael Steinunn Þóra Árnadóttir skrifar Skoðun Áherslur ráðherra skipta máli Heimir Örn Árnason skrifar Skoðun Snúum hjólunum áfram Andrés Ingi Jónsson skrifar Skoðun Búðu til pláss – fyrir öll börn Birna Þórarinsdóttir skrifar Skoðun Davíð Oddsson stendur ekki við eigin ritsjórnarstefnu - Þolir og birtir ekki gagnrýni á eigin skrif Ole Anton Bieltvedt skrifar Skoðun Framlengjum séreignarleiðina til að vernda heimilin Vilhjálmur Hilmarsson skrifar Skoðun Líf án ótta og gjöfin í andlegri vakningu Birna Guðný Björnsdóttir skrifar Skoðun Kenningar úr gildi svo að kirkjan þarf að komast á annað stig Matthildur Björnsdóttir skrifar Skoðun Dansaðu vindur Berglind Ósk Guðmundsdóttir skrifar Skoðun Þessi stórskrítnu norm í óbarnvænu samfélagi Sólveig María Svavarsdóttir skrifar Sjá meira
Borgarstjórinn í Reykjavík, Dagur B. Eggertsson, hefur lagt fram tillögu í borgarráði um að Borgarskjalasafn Reykjavíkur verði lagt niður í núverandi mynd og mun borgarráð afgreiða hana fimmtudaginn 2. mars. Borgarskjalasafn mun ekki renna saman við Þjóðskjalasafn samkvæmt tillögunni, ekki sameinast, heldur verður Borgarskjalasafnið lagt niður og skjölum þess og verkefnum skipt á milli aðila, án þess að það liggi nánar fyrir og án þess að Borgarskjalasafn sjálft fái að koma þar að. Óljósar hugmyndir eru um að Borgarsögusafn taki við miðlun og útibú Borgarbókasafns taki við afgreiðslu úr skjölunum, þar á meðal oft flóknum aðgangi fræðimanna, flóknum leitum fyrir skrifstofur Ráðhúss og aðgangi að barnaverndarmálum. Engin tímalína liggur fyrir, engin greiningarvinna, engin verkefnaáætlun, engar tölur frá ríkinu um hvað pakkinn kosti. Eina tölurnar sem hafa komið fram er að borgin þurfti að borga fyrir sendiferðabíla og geymslugjald. Ekki er vitað hvort ríkið sé til í að taka við safninu og kosta verkefni þess. Fram hefur komið að borgarstjóri leggur fram tillöguna í sparnaðarskyni en starfsemi Borgarskjalasafns kostar um 175 milljónir af ári, þar af eru 60 milljónir húsaleiga til borgarinnar, tölvugjald til borgarinnar 7 milljón og laun tæplega 100 milljónir. Ekki er þá mikill afgangur. Borgaskjalasafn er ánægt í húsakynnum sínum í Grófarhúsi en borgin hefur samþykkt að safnið þurfi að flytja út úr húsinu til að rýma fyrir stærra bókasafni. Kostaður við nýtt húsnæði af þeim sökum er ekki hægt að skilgreina sem kostnað við skjalasafnið. Á Borgarskjalasafni starfa 11 sérfræðingar við sérhæfð verkefni, níu fastráðnir og tveir lausráðnir; sagnfræðingar, skjalfræðingur, upplýsingafræðingur, lögfræðingur, kerfisfræðingur og verkfræðingur. Þeir hafa mikla yfirsýn yfir borgarkerfið og safnkostinn og eru boðnir og búnir að aðstoða fræðimenn, almenning, borgarstofnanir og aðra. Þeir sinna fjölbreyttum verkefnum við að svara fyrirspurnum, veita borgarstofnunum ráðgjöf um skjalastjórn, skrá skjöl, ljósmynda, skanna, ákvarða með aðgang að trúnaðarupplýsingum, vinna að rafrænni langtímavarðveislu, sinna samskiptum við gefendum, miðla á vef safnsins, undirbúa sýningar, hafa eftirlit með skjalavörslu og svo mætti lengi telja. Safnið er á fullri ferð í stafrænni miðlun sem verður nú á nýjum vef, verið er að kortleggja og afgreiða tilkynningar um rafræn kerfi. Fyrstu vörsluskrár úr gagnakerfum fara að berast á þessu ári og síðan önnur í framhaldi af því. Ekki er vitað hvaða upplýsingar var stuðst við í greinargerð með tillögu borgarstjóra. Ekkert samráð hefur verið haft við borgarskjalavörð eða starfsmenn safnsins um tillöguna og borgarstjóri hefur ekki komið á fund starfsmanna til þess að skýra málið nánari og hvað taki við hjá þeim eftir að safnið hefur verið lagt niður. Borgarskjalavörður fékk fyrst að sjá tillögu um niðurlagningu safnsins 5 dögum eftir að hún var lögð fram. Leyndin sem hefur hvílt á tillögunni og öllum málatilbúningi hefur orðið til þess að skapa óvissu hjá starfsfólki Borgarskjalasafns, borgarstofnunum og almenningi. Fólk spyr starfsmenn hvað verði um okkur og skjölin. Borgarskjalasafn varðveitir skjöl um næstum alla Reykvíkinga, margt af því viðkvæmar upplýsingar. Það má ekki vera óvissa um hvað verði um skjölin og hvernig aðgangi að verði háttað. Þessi óvissa um framtíð safnsins hefur haft þau áhrif að fólk er nú hikandi við að afhenda skjöl sín til safnsins og óljóst er hvar einkaskjalasöfn endi eftir niðurlagningu safnsins. Í gegnum tíðina hafa sumir gefendur tekið fram afhendingu að þeir vilji ekki að skjölin fari á Þjóðskjalasafn eða önnur söfn. Að auki innihalda fjölmörg einkaskjalasöfn trúnaðarmál og gilda sérstök ákvæði um aðgang að þeim. Þar er til að mynda um að ræða skjalasafn Samtakanna ´78, Alnæmissamtökin og söfn stjórnmálamanna, þar sem geta verið viðkvæmar upplýsingar um einstaklinga sem lögfræðingur safnsins sér um afgreiðslu á. Mikilvægt er að skjölin umgangist sérfræðingar sem þekkja og geri sér grein fyrir trúnaði og löggjöf um aðgengi. Fréttaflutningur hefur haft þau áhrif að nokkrir gefendur skjala hafa haft samband við starfsmenn og kannað með að fá skjalasöfn til baka sem þeir afhentu. Þeir spyrja hvenær þeir eigi að koma í síðasta lagi. Við getum ekki svarað því. Starfsmenn hafa verið spurðir hvort safnið verði opið á föstudaginn ef borgarráð samþykkir tillögu um niðurlagningu. Starfsmenn hafa lent í því að vera spurðir hvort þeir hafi fengið uppsagnarbréf eða hvort von sé á því á föstudaginn. Það er óþægilegt að vita ekkert um tímalínu eða hvað framtíðin býr í skauti sér. Þetta snýst þó ekki eingöngu um okkur starfsmennina og framtíð okkar. Þetta snýst fyrst og fremst um skjölin sjálf og þá ábyrgð sem safnið ber á vörslu skjala og að almenningur hafi aðgang að þeim. Við erum alla daga að taka við skjölum og gefa loforð að varðveisla þeirra sé trygg hjá okkur og aðgangur hjá okkur sé í samræmi við lög. Þetta á bæði við um opinber skjöl og einkaskjalasöfn, jafnt viðskiptasamninga, barnaverndarmál, greiningargögn og einkaskjalasöfn sem fólk kemur með til okkar í þeirra trú, að það sé hægt að treysta okkur á Borgarskjalasafni. Skjalasafn þarf að vera stöðug stofnun sem fólk treystir. Það er borgarráð sem mun ákveða á fundi 2. mars hvort Borgarskjalasafnið verði lagt niður. Ákvörðunin er þeirra. Höfundur er borgarskjalavörður.
Samrýmist það samfélagslegri ábyrgð ef fyrirtæki þitt er aðili að Viðskiptaráði? Andri Snær Magnason Skoðun
Skoðun Samrýmist það samfélagslegri ábyrgð ef fyrirtæki þitt er aðili að Viðskiptaráði? Andri Snær Magnason skrifar
Skoðun Varhugaverð þróun í leikskólamálum Finnbjörn A. Hermannsson,Guðrún Margrét Guðmundsdóttir skrifar
Skoðun Davíð Oddsson stendur ekki við eigin ritsjórnarstefnu - Þolir og birtir ekki gagnrýni á eigin skrif Ole Anton Bieltvedt skrifar
Samrýmist það samfélagslegri ábyrgð ef fyrirtæki þitt er aðili að Viðskiptaráði? Andri Snær Magnason Skoðun