Þegar að verkefnalistinn verður okkur ofviða

Við erum engan veginn að ná að gera allt sem þarf að gera.

Líður jafnvel eins og að við séum að tapa yfirsýn.

Og hvað er þá til ráða?

Jú, ef okkur líður eins og verkefnalistinn sé orðinn okkur ofviða er einmitt tími til að staldra við.

Því það getur orðið að vítahring að vinda ekki ofan af þessari líðan strax.

Að vinna sig í gegnum álag eða of mörg verkefni, gengur mun betur hjá okkur þegar að við erum vel upplögð.

Hér eru nokkur góð ráð sem geta hjálpað okkur á svona dögum.

1. Langi verkefnalistinn

Það eitt og sér að horfa á mjög langan verkefnalista getur verið stressandi.

Við vitum varla á hverju við eigum að byrja og líður eins og okkur muni aldrei takast að klára allt sem á listanum er.

Það sem er gott að gera þegar að listinn er mjög langur, er að vera ekki of mikið að horfa á hann í heild sinni eða velta sér upp úr því hversu langur hann er.

Setja frekar allan fókus á það sem við erum að gera og klára verkefni.

Eitt af öðru og koll af kolli.

Áður en við vitum af erum við langt gengin á listann.

2. Þegar að langi verkefnalistinn heldur áfram að lengjast

Ef staðan er þannig að verkefnalistinn þinn heldur alltaf áfram að lengjast er tilefni til að staldra aðeins við.

Hér er gott að byrja á smá sjálfskoðun.

Getur til dæmis verið að það séu einhver verkefni sem við erum sjálf að taka okkur of langan tíma í? Er hægt að leysa þau á skemmri tíma en þó án þess að gæði skerðist?

Eða er eitthvað í verklaginu hjá okkur sjálfum sem mætti einfalda?

Oft skilar sjálfskoðun sem þessi ýmsum úrbótum sem fyrst og fremst létta á álaginu á okkur sjálfum. 

Ef niðurstaðan er sú að það er ekkert sem þú sjálf/ur getur gert til að flýta fyrir einstaka verkefnum, er mælt með því að ræða málin við yfirmann.

3. Forgangsröðun verkefna

Við höfum áður farið yfir það hvernig góður verkefnalisti þarf að vera. Til dæmis er lykilatriði að forgangsraða verkefnum vel.

Merkja sérstaklega við þau verkefni sem þú þarft að leysa innan ákveðins tíma.

Tímasetja verkefni. Bæði hvenær þú ætlar að leysa þau og hversu langan tíma þú gefur þér í verkefnið.

Tryggja þér næði til að leysa úr verkefnum sem krefjast mikillar einbeitingar.

Huga að tímastjórnun. Til dæmis er gott að vera ekki að svara tölvupóstum og öðru á sama tíma og þú ert að einbeita þér að því að klára verkefni. Að „multi-taska“ er ekki málið.

4. Bætir þú endalaust nýjum verkefnum við?

Margir falla í þá gryfju að bæta á sig nýjum og nýjum verkefnum í vinnunni, án þess að úthluta öðrum eldri verkefnum frá sér um leið.

Ef þér finnst staðan þannig að þú ert mjög oft að dragast aftur úr því verkefnalistinn þinn er svona langur, er ágætt að velta því fyrir sér hvort á listanum séu verkefni sem aðrir ættu frekar að sinna en þú?

Til dæmis verkefni sem mætti úthluta í staðinn fyrir nýju verkefnin sem þú tókst að þér?

Ef við sjáum líka fram á að geta ekki klárað verkefni innan tilskilins tíma, er í góðu lagi að leita til samstarfsfélaga og athuga hvort það sé einhver til í að taka einhver verkefni fyrir þig.

5. Vinnuálagið endurmetið

Ef þú telur allt ofangreint þegar þrautreynt, er tilefni til að ræða við yfirmanninn um vinnuálagið almennt.

Því það er engum greiði gerður með því að vera alltaf undir pressu eða vinna í viðvarandi álagi.

Mögulega eru verkefnin á þinni könnu fleiri og/eða viðameiri og flóknari heldur en yfirmaðurinn þinn gerir sér grein fyrir.

Ef þú telur svo vera, er ágætt að skoða verkefnalistann og undirbúa vel með hvaða hætti þú ætlar að ræða málin við yfirmanninn.