Ég þekki engan sem vill sitja fleiri fundi. Ég held að við viljum öll færri fundi. Spyrjum nokkurra spurninga áður en við bókum fundinn og þá fækkar þeim vonandi. Með því bætum við lífið (og heiminn).
Er planið að eiga samtal eða deila upplýsingum?
Ef það þarf að skiptast á skoðunum þá ættum við örugglega að halda einhvers konar fund. Ef við erum að gefa upplýsingar um stöðu mála eða minna á hluti sem þarf að klára þá er vel mögulegt að við komumst (að minnsta kosti stundum) af með póst — frekar en fund.
Gætum við leyst málin skilmerkilega án þess að hittast?
Erum við að fara að teikna saman á töfluna til að leysa málin eða gætum við unnið saman, í sama skjalinu og klárað það án þess að hittast? Ef vandamálið er skýrt og afmarkað og ljóst hver á að gera hvað getur verið skilvirkari leið til lausnar að vinna einfaldlega saman í vel skipulögðu skjali.
Mætir allt fólk á boðaðan fund sem þarf að vera þar til að markmið náist?
Við höldum ekki fundinn ef öll sem þurfa að vera þar komast ekki. Ef lykilaðili er fjarverandi er líklega betra að fresta fundi en þurfa að halda sama fundinn tvisvar.
Ég þekki engan sem vill sitja fleiri fundi. Ég held að við viljum öll færri fundi.
Er þetta verkefni nauðsynlegt?
Ef fundurinn snýst um verkefni sem má bíða eða ryður úr vegi öðrum mikilvægari er líklegast best að sleppa fundinum — eða a.m.k. láta hann bíða.
Koma aðrar leiðir til greina til að leysa málin?
Gætum við sleppt því að hittast og notast við Asana, Miro, skoðanakannanir, Teams eða bara önnur tæki og tól sem koma í veg fyrir að við þyrftum að boða fjölda fólks í herbergi saman?
Nokkrar spurningar til að hjálpa okkur að gera fundinn betri og skilvirkari ef við komumst að því nauðsynlegt sé að funda.
Verðum við södd ef við pöntum tvær pizzur?
Fræg er tveggjapizzureglan sem er oft kennd við Jeff Bezos og Amazon. Mögulega er hún þó uppruninn annars staðar. Í sinnu einföldustu útgáfu segir hún að teymi eða hópur sé of stór ef hópurinn verður ekki saddur ef tvær pizzur eru bornar á borð. Rökin eru að minni teymi séu fókuseraðri og líklegri til að koma hlutum í verk. Ef það þarf stærri hóp þá eigi einfaldlega að brjóta verkefnið niður í fleiri búta. Þetta gildir jafn um fundi, hópa og teymi.
Gerum öllum ljóst í upphafi fundar hvert markmið fundarins er, sendum út dagskrá fyrir fundinn og fylgjum henni. Ræðum bara það sem er á dagskránni.
Gæti fundartíminn verið styttri?
Ef við komumst að því að þessi fundur þarf að fara fram verum mjög einbeitt í að reyna að stytta fundartímann eins og kostur er. Hugsum um fórnarkostnað fundarins og hverra 10 mínútna sem hann lengist um. Ef hann getur verið 20 mínútur í stað klukkustundar höfum hann þá 20 mínútur. Má til dæmis ákveða að taka fundinn standandi og fá þar með fram virkari hlustun, meiri fókus og skilvirkni.
Má ég fara?
Ef við höldum að ég þurfi að sitja fundinn þá mæti ég. Ef ég kemst hins vegar að því á miðjum fundi að ég er ekki að bæta neinu við virði hans og málin gætu leyst án minnar þátttöku, leyfðu mér þá að fara.
Er dagskrá?
Gerum öllum ljóst í upphafi fundar hvert markmið fundarins er, sendum út dagskrá fyrir fundinn og fylgjum henni. Ræðum bara það sem er á dagskránni. Ef upp koma mál sem eru utan fundarefnis eru þau sett „á bílastæðið“ og leyst utan fundar.
Höfundur er meðeigandi hjá Deloitte.
